Facturation électronique obligatoire depuis le 1er sept. 2026 — connectez Pennylane (Plateforme Agréée) pour rester conforme.
Facturation électronique obligatoire dans moins de 30 jours — activez Pennylane maintenant pour être conforme à la réforme RFE.
Réforme RFE — 1er septembre 2026 : vos factures devront transiter par une Plateforme Agréée. Connectez Pennylane dès maintenant.
Posez votre question puis Entrée : l'assistant répond.
Assistant IA
Réponses générées par IA à partir de l'aide SerenGest, sur nos serveurs — vérifiez les informations comptables ou fiscales importantes. Aucune donnée client n'est transmise.
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- 3 La réponse
Premiers pas
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Comment configurer mon espace ?
Le parcours guidé Bienvenue vous accompagne en 7 étapes. Vous pouvez aussi tout régler manuellement depuis Mes réglages et Mon profil. Dans ces deux menus, chaque entrée affiche son état, et un point orange signale ce qui demande encore votre attention (créer vos prestations, ajouter un espace, relier votre agenda Google…).
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Où retrouver toutes mes pages ?
Le hub Mon espace regroupe l'accès à votre espace, votre profil, vos réglages, vos encaissements et votre abonnement.
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Comment trouver rapidement une réponse dans cette aide ?
Commencez par ce que vous voulez faire. 1. Le champ « Que voulez-vous faire ? » en haut : tapez quelques mots (« avoir », « congés », « Urssaf »…), les réponses apparaissent au fur et à mesure ; appuyez sur Entrée (ou « Demander à l'assistant ») pour poser la question à l'assistant, qui répond à partir de cette aide et indique d'où vient sa réponse.
2. « Sur cet écran » : ouverte depuis un écran, l'aide propose d'abord les questions qui le concernent. 3. Les thèmes : choisissez votre situation (« Je facture et j'encaisse »…), puis le sujet, puis la question — le fil d'étapes en haut permet de revenir en arrière. 4. Les parcours guidés (« Facturer ma première cours », « Déclarer mon chiffre d'affaires »…) : quelques étapes, chacune avec un bouton vers le bon écran ; cochez-les au fur et à mesure. 5. Une vraie personne : si rien ne répond, « Poser la question à l'équipe » reprend votre question telle quelle — quelqu'un vous répond par email. Sous chaque réponse, 👍 ou 👎 nous dit si elle vous a aidé : c'est ainsi que nous améliorons l'aide.
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Comment ajouter mon premier client et planifier un rendez-vous ?
Depuis Mon espace : bouton « + Nouveau client » pour créer un dossier, puis « + Nouveau RDV » pour planifier un cours. La durée et le tarif se pré-remplissent selon la prestation choisie.
Astuce : si le élève n'existe pas encore au moment de planifier, vous pouvez le créer directement depuis l'étape « Client » du « + Nouveau RDV » (bouton « + Nouveau élève ») sans quitter la planification — prénom, nom et téléphone suffisent, la fiche complète se complète plus tard.
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Mode découverte (tester sans risque)
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Un espace de test pour prendre le logiciel en main sans jamais toucher votre comptabilité.
Mode découverte
Inactif ActifEnvie de tester le logiciel sans crainte pour votre comptabilité ? Explorez avec des données d'exemple : tout fonctionne comme en vrai (agenda, factures, tableau de bord), mais rien ne touche votre comptabilité — aucun numéro légal, aucun envoi à Pennylane.
Vous explorez actuellement avec des données d'exemple. Quand vous êtes prêt·e, effacez-les pour démarrer pour de vrai — une vraie facture ne peut pas être émise tant que des tests subsistent.
Comment tester le logiciel sans risque pour ma comptabilité ?
Activez le Mode découverte depuis Mon espace → Mon profil (carte « Mode découverte »). Choisissez « Explorer avec des données d'exemple » pour partir avec un élève et deux cours fictifs, ou « Activer sans données » pour repartir de votre écran. Tant que le mode est actif, tout ce que vous créez est un spécimen de test. Le Mode découverte s'active aussi directement depuis cette rubrique de l'aide.
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Je n'ai plus besoin de la carte « Mode découverte », comment la masquer ?
Une fois le logiciel pris en main, cliquez sur la croix en haut à droite de la carte dans Mon profil : elle disparaît sur tous vos appareils. Le Mode découverte reste disponible ici, dans l'aide, où un lien permet aussi de réafficher la carte. Pendant un test (mode actif ou données de test présentes), la carte reste visible : elle porte les boutons pour tout effacer.
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Une facture de test compte-t-elle dans ma comptabilité ?
Non. Une facture de test (spécimen) n'a pas de numéro légal (elle est numérotée
SPÉCIMEN-N), son PDF porte un filigrane « sans valeur légale », elle n'est jamais déposée sur Pennylane et ne consomme pas votre quota mensuel. Elle apparaît en revanche dans vos statistiques et votre trésorerie, pour que le test ressemble au réel.
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Si j'envoie une facture de test par email, qui la reçoit ?
Vous-même. Un spécimen envoyé par email part toujours à votre propre adresse (avec la mention « SPÉCIMEN » dans l'objet), jamais à un vrai élève — vous voyez exactement ce que recevra votre élève, sans risque de vous tromper de destinataire.
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Comment revenir à une utilisation normale après mes tests ?
Cliquez sur « Tout effacer » dans le bandeau orange affiché en haut de l'écran (toujours visible en Mode découverte) : toutes vos données de test disparaissent d'un coup. Bon à savoir : vous ne pouvez pas émettre une vraie facture tant qu'il reste des données de test — le logiciel vous invitera à les effacer d'abord, pour que vos vrais chiffres démarrent propres.
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Prestations, remises et packs
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Comment ajouter ou modifier un cours ?
Rendez-vous dans Mon catalogue (sous-onglet cours). Vous y définissez le libellé, le tarif et la durée par défaut de chaque cours.
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Comment créer une remise ?
Dans Mes réglages → Remises. Trois modes : pourcentage, montant fixe ou cours gratuit. La remise s'applique ensuite à la facturation d'un cours.
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Que se passe-t-il si un cours est offerte (gratuite) ?
Si le montant net tombe à 0 € (remise à 100 % « à titre gracieux » ou tarif saisi à 0), la fenêtre de clôture se simplifie : plus de choix de mode de paiement, un bandeau « Séance offerte » s'affiche. La facture est tout de même générée à 0 € (obligation légale) et soldée automatiquement.
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Comment fonctionnent les packs santé ?
Un pack permet d'offrir un cours après un certain nombre de cours payantes. Le réglage par défaut se fait dans Mes réglages → Packs ; le pack lui-même se crée dans le dossier du client.
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J'exerce plusieurs métiers, comment faire ?
Déclarez vos activités complémentaires dans Mes réglages → Préférences (section « Activités complémentaires »), en plus de votre métier principal.
Leurs prestations types s'ajoutent à votre catalogue et les fonctionnalités propres à chacune restent disponibles — par exemple un professeur de shiatsu qui est aussi kinésithérapeute conserve l'accès au conventionnement sans que cela ne change le vocabulaire ni la couleur de son cabinet, qui restent ceux de son métier principal.
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Comment gérer une prestation conventionnée ?
Un mode de conventionnement apparaît par défaut sur chaque prestation dans Mon catalogue pour les infirmiers libéraux, sages-femmes, kinésithérapeutes, ostéopathes, diététiciens, ergothérapeutes, psychologues et thérapeutes de couple : Non conventionné, Conventionné, ou Mixte (part remboursée + dépassement), avec code acte et taux de remboursement.
Renseignez votre n° Adeli/RPPS et votre taux par défaut une seule fois dans Mon profil → Facturation — il pré-remplit chaque nouvelle prestation conventionnée. Pour tout autre métier, réactivez l'option depuis Mes réglages → Préférences (section « Fonctionnalités adaptées au métier »). Important : SerenGest ne télétransmet aucune feuille de soins électronique (FSE) et ne remplace pas votre carte CPS — ce circuit reste celui de votre logiciel métier certifié ou de votre caisse ; seule la traçabilité de vos actes est couverte ici. Un suivi Répartition conventionné / non conventionné apparaît aussi dans Mes rapports (onglet Activité) — à titre indicatif, sans incidence sur le calcul Urssaf, qui ne distingue pas ces deux régimes.
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Produits et bons cadeaux
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Vendez des produits en plus de vos cours, et proposez des bons cadeaux — dès la formule Envol.
Comment ajouter un produit à mon catalogue ?
Dans Mon catalogue, ouvrez le sous-onglet « Produits » puis « Nouveau ». Un produit n'a ni stock ni quantité — juste un libellé, un tarif par défaut, un taux de TVA et une nature. Pour le facturer, ouvrez « Nouvelle prestation » : vos produits apparaissent à côté de vos prestations, un clic les ajoute comme une ligne.
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Comment vendre un produit à la fin d'un cours ?
Directement dans la fenêtre « Encaisser » : touchez l'un de vos produits les plus vendus (ou « Autre produit… »), ajustez la quantité, et encaissez le total en une fois.
Une seule facture est émise, avec le cours puis les produits ; la remise éventuelle ne porte que sur le cours, et la vente est comptée comme vente pour l'Urssaf, sans rien à faire. Le bloc apparaît dès que votre catalogue contient au moins un produit (Mon catalogue → Produits). Une fois la facture émise, elle ne se modifie plus : un produit oublié se vend avec « Nouvelle prestation ».
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Que signifie la « Nature » d'une ligne de facture ?
Elle dit ce que vous facturez, et donc comment le compter : Prestation de service (tâche réalisée sur demande — le cas de vos cours), Marchandise (un bien acheté puis revendu tel quel), Produit fini (un bien que vous fabriquez ou transformez).
Elle est reprise automatiquement de la prestation ou du produit choisi — réglez-la une fois pour toutes dans Mon catalogue — et reste modifiable sous chaque ligne. Les formateurs, consultants et coachs voient aussi Prestation d'artiste-auteur (création ou cession d'une œuvre, rémunérée en droits d'auteur) ; pour un autre métier, elle s'active dans Mes réglages → Préférences, seulement si vous êtes aussi déclaré artiste-auteur.
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J'ai aussi une activité agricole (vigne, récolte) : comment la facturer ?
Activez la nature « Vente agricole (MSA) » dans Mes réglages → Préférences, puis donnez-la à vos produits agricoles dans Mon catalogue.
Ces ventes sont facturées normalement, avec leur TVA même si vous êtes en franchise pour votre autre activité, mais elles ne comptent jamais dans le chiffre d'affaires déclaré à l'Urssaf : elles relèvent de la MSA. Deux règles : une facture ne mélange pas vente agricole et prestations en franchise (faites deux factures), et facturer la TVA demande votre n° de TVA intracommunautaire (Mon profil → Facturation). Ma trésorerie affiche vos ventes agricoles à part. Les déclarations MSA et de TVA restent à faire de votre côté.
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Comment vendre un bon cadeau ?
Depuis Mes revenus, cliquez « Vendre un bon cadeau » (sur téléphone : touchez le ＋ de la barre du bas). Choisissez le élève acheteur et le montant : une facture est émise immédiatement à son nom. Vous n'avez rien à préciser sur qui utilisera le bon — cette information n'est pas connue à l'achat, dans la plupart des cas.
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Comment un client utilise-t-il un bon cadeau reçu ?
À la clôture de son cours, choisissez le mode de paiement « Bon cadeau », saisissez le code du bon puis vérifiez le solde disponible avant de valider. C'est à ce moment précis que le bon se rattache à la fiche du élève qui l'utilise — jamais avant.
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Un bon cadeau peut-il être utilisé en plusieurs fois ou par plusieurs personnes ?
Oui. Chaque utilisation décrémente le solde restant ; le bon garde son statut « partiellement utilisé » jusqu'à épuisement complet ou expiration (12 mois après l'émission par défaut).
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Est-ce que la vente de produits change mes déclarations Urssaf ?
Oui, et le logiciel s'en occupe : la vente (marchandise ou produit fini) et la prestation de service n'ont pas le même taux de cotisation ni le même seuil de franchise TVA.
Dès qu'une ligne de vente apparaît sur une facture, votre chiffre d'affaires est ventilé automatiquement entre les deux dans Ma trésorerie et dans l'écran de déclaration — vous n'avez rien à calculer. Une ligne « Prestation d'artiste-auteur » n'entre pas dans votre chiffre d'affaires d'auto-entrepreneur : elle est signalée à part, à déclarer au régime des artistes-auteurs.
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Mes cours au quotidien
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Un cours passé attend une seule action : « Encaisser ». Le paiement et la facture se font en un geste.
Quelle différence entre « Enregistrer les modifications » et « Encaisser » ?
« Enregistrer les modifications » sauvegarde ce que vous avez saisi (notes, tarif, remise…) sans rien terminer. « Encaisser » termine le cours : paiement enregistré et facture créée, en un geste. C'est le seul bouton qui termine un cours — si vous voyez encore « Encaisser » sur un cours passé, c'est qu'elle n'est pas terminée.
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Où noter ce qui s'est passé pendant le cours ?
Directement sur la fiche du élève, dans la carte « cours » en haut : le champ « Notes » s'enregistre tout seul pendant que vous tapez (« Enregistré ✓ »). Les notes du cours précédent sont rappelées juste en dessous — repliées par défaut, au cas où votre écran serait tourné vers le élève. Une fois le cours encaissé, le bouton « Programmer la suivante » propose la même prestation, à la même heure, une semaine plus tard : il ne reste qu'à confirmer.
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Puis-je noter des informations de santé sur mes élèves ?
Non. SerenGest n'est pas conçu pour héberger des données de santé (diagnostic, pathologie, antécédents médicaux, traitement) et n'est pas un hébergeur certifié HDS : ne les saisissez ni dans les notes, ni dans « À savoir », ni dans le compte rendu d'un cours.
Notez plutôt ce qui sert au cours elle-même (ce qui a été fait, le ressenti, l'intention pour la prochaine fois). Pour garder des documents de suivi, reliez votre Google Drive dans Mes réglages → Intégrations : ils sont rangés dans votre propre Drive, sous votre responsabilité, et SerenGest ne les héberge pas. Un petit rappel s'affiche sous chaque champ de notes.
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Je reçois un e-mail « À encaisser aujourd'hui », c'est quoi ?
Un rappel de fin de journée, envoyé seulement les jours où il reste des cours du jour pas encore encaissées. Le bouton de l'e-mail ouvre directement la liste : un clic sur « Encaisser » (ou « Absent ») par cours, et c'est bouclé. Pour ne plus le recevoir : Mon profil → Facturation, décochez « Me rappeler les cours à encaisser ».
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Mon élève n'est pas venu (lapin), que faire ?
Une fois l'heure du cours passé, cliquez sur « Absent » : dans le menu ⋯ du cours, dans l'agenda, dans vos tâches, ou via le lien « Absent ? » de la fenêtre Encaisser. Le cours est marquée « Absent », sans facture, et ne compte pas dans votre chiffre d'affaires. Une erreur ? Cliquez « Annuler » dans le message qui s'affiche. Si vos conditions prévoient de facturer une absence non prévenue, utilisez plutôt « Encaisser ».
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Facturation
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Comment générer une facture ?
Vous n'avez rien à faire de plus : cliquez sur « Encaisser » sur le cours (liste des cours, agenda, ou en bas de la fenêtre du cours), choisissez le mode de paiement, validez. La facture est créée automatiquement, avec son numéro et sa date. Pour une facture sans cours, utilisez la facture libre.
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Où télécharger le PDF Factur-X ?
Dans le panneau Facturation de Mon espace, sélectionnez une facture puis « Télécharger (PDF) ». Le fichier respecte la norme Factur-X (EN 16931) avec le XML comptable intégré.
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Puis-je choisir le format de mes numéros de facture ?
Oui, dans Mon profil → Facturation. Le champ « Format du numéro » accepte un gabarit à jetons :
{P} préfixe, {YYYY}/{YY} année, {MM}/{M} mois, {DD}/{D} jour, {N} numéro incrémental ({NNN} = complété de zéros). Exemples : F202607-1, I-26-07-1, 202604-50. Un aperçu s'affiche en direct. Vous pouvez aussi faire repartir le compteur chaque mois ou chaque année.
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Mon élève est un organisme public (mairie, école…) : comment passer par Chorus Pro ?
Les organismes publics reçoivent leurs factures par Chorus Pro. Sur la fiche du élève (type Professionnel), cochez « C'est un organisme public » et reportez ce qui figure sur son bon de commande : son SIRET complet (14 chiffres), le n° d'engagement et, s'il en demande un, le code service.
Ils apparaîtront sur la facture. Attention : le « service » imprimé sur un bon de commande est parfois un code interne de l'organisme, différent du code service Chorus Pro ; en cas de doute, laissez ce champ vide ou demandez le code Chorus Pro à votre contact. La facture ne s'importe pas sur Chorus Pro ? C'est le plus souvent ce code service : videz-le sur la fiche, cliquez à nouveau « Télécharger pour Chorus Pro » et déposez le nouveau fichier. Une fois la facture émise, ouvrez-la et cliquez « Télécharger pour Chorus Pro » : ce fichier est au format accepté par Chorus Pro, déposez-le sur chorus-pro.gouv.fr (Factures émises → Déposer une facture). Votre propre SIRET complet doit être renseigné dans Mon profil → Facturation. Si Pennylane est connecté, il reçoit la facture pour votre comptabilité, sans l'envoyer une seconde fois à l'organisme.
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Mon profil de facturation est incomplet, que faire ?
Complétez vos informations légales (raison sociale, SIRET, adresse) sur Mon profil. Elles sont obligatoires pour générer une facture conforme.
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Où retrouver les factures d'un élève qui ne sont pas liées à un cours ?
Les factures libres (facture ponctuelle, ou factures importées depuis un autre logiciel comme Indy) ne sont pas mêlées à l'historique des cours : elles s'affichent dans la carte Factures & devis de la fiche du élève, qui apparaît dès qu'il possède au moins une facture de ce type. Vous y retrouvez le numéro, la date, le montant, le statut (payée / en attente) ainsi que l'aperçu et le PDF.
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J'ai émis une facture par erreur, comment la supprimer ?
Une facture ne se supprime jamais : la loi impose une numérotation continue, sans trou.
Vous disposez de deux instruments — ouvrez Mes revenus et cliquez la facture concernée (les boutons sont aussi dans son aperçu) :
1. Annuler la facture — disponible tant qu'elle n'est pas encore encaissée, même si vous l'avez déjà envoyée au client ou qu'elle a été déposée sur Pennylane. Elle reste dans vos documents, marquée « Annulée », garde son numéro ; côté Pennylane, la facture finalisée est archivée (elle n'est jamais supprimée). (Une facture non encore envoyée peut aussi être retouchée avec « Modifier ».)
2. Créer un avoir — dès que la facture est encaissée, envoyée ou transmise. L'avoir est une note de crédit qui reprend toutes les lignes de la facture (crédit total), porte son propre numéro, référence la facture d'origine et est déposé sur Pennylane comme note de crédit (Factur-X code 381). Un seul avoir par facture. Vous pouvez ensuite émettre une nouvelle facture corrigée.
Seule une facture déjà encaissée ne peut plus être annulée : elle se corrige uniquement par un avoir.
1. Annuler la facture — disponible tant qu'elle n'est pas encore encaissée, même si vous l'avez déjà envoyée au client ou qu'elle a été déposée sur Pennylane. Elle reste dans vos documents, marquée « Annulée », garde son numéro ; côté Pennylane, la facture finalisée est archivée (elle n'est jamais supprimée). (Une facture non encore envoyée peut aussi être retouchée avec « Modifier ».)
2. Créer un avoir — dès que la facture est encaissée, envoyée ou transmise. L'avoir est une note de crédit qui reprend toutes les lignes de la facture (crédit total), porte son propre numéro, référence la facture d'origine et est déposé sur Pennylane comme note de crédit (Factur-X code 381). Un seul avoir par facture. Vous pouvez ensuite émettre une nouvelle facture corrigée.
Seule une facture déjà encaissée ne peut plus être annulée : elle se corrige uniquement par un avoir.
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J'ai émis un avoir : dois-je le marquer comme payé ?
Non. Un avoir est une note de crédit, pas une facture à encaisser : il n'y a donc rien à « marquer comme payé » (le bouton n'apparaît d'ailleurs pas sur un avoir).
Une fois émis, un petit récap s'affiche et vous guide : il rappelle qu'il n'y a rien à encaisser, propose de noter un remboursement dans Ma trésorerie si vous avez remboursé le élève, et vous permet d'ouvrir ou d'envoyer l'avoir. Son aperçu et son PDF s'intitulent « Avoir », rappellent la facture annulée et affichent le montant en négatif (ex. −65 €), pour bien montrer qu'il vient en déduction.
Pour un cours, ce récap propose aussi « Refaire le paiement » : SerenGest duplique le cours (même élève, même prestation, montant repris) et rouvre directement la section Tarif pour ressaisir le bon montant et relancer l'encaissement — sans jamais toucher à la facture ni à l'avoir déjà émis. Astuce : pour une simple erreur de mode de paiement (espèces au lieu de CB…), pas besoin d'avoir — « Corriger » propose « Le mode de paiement », qui modifie juste le règlement sans créer de document. Et pour une erreur de montant, « Corriger » → « Le montant ou la prestation » fait l'avoir et la reprise du paiement en un seul geste. Même bouton « Refaire le paiement » disponible depuis la liste des cours (menu ⋮ d'un cours déjà corrigé, ou bouton « À refaire » quand la ligne affiche « Paiement à refaire ») et dans l'onglet Facture de sa fiche.
Dans la fiche du élève, un cours corrigé (une ou plusieurs fois) reste une seule ligne et compte pour un seul soin : la ligne montre la facture en cours, et un petit repère « N corrections » déplie la liste des factures successives et de leurs avoirs. Rien n'est supprimé : chaque document reste dans Mes revenus et votre comptabilité.
Pour un cours, ce récap propose aussi « Refaire le paiement » : SerenGest duplique le cours (même élève, même prestation, montant repris) et rouvre directement la section Tarif pour ressaisir le bon montant et relancer l'encaissement — sans jamais toucher à la facture ni à l'avoir déjà émis. Astuce : pour une simple erreur de mode de paiement (espèces au lieu de CB…), pas besoin d'avoir — « Corriger » propose « Le mode de paiement », qui modifie juste le règlement sans créer de document. Et pour une erreur de montant, « Corriger » → « Le montant ou la prestation » fait l'avoir et la reprise du paiement en un seul geste. Même bouton « Refaire le paiement » disponible depuis la liste des cours (menu ⋮ d'un cours déjà corrigé, ou bouton « À refaire » quand la ligne affiche « Paiement à refaire ») et dans l'onglet Facture de sa fiche.
Dans la fiche du élève, un cours corrigé (une ou plusieurs fois) reste une seule ligne et compte pour un seul soin : la ligne montre la facture en cours, et un petit repère « N corrections » déplie la liste des factures successives et de leurs avoirs. Rien n'est supprimé : chaque document reste dans Mes revenus et votre comptabilité.
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Comment demander un acompte à un élève ?
Créez une facture libre via + Nouveau document (Mes revenus) : saisissez d'abord la prestation complète (le total convenu), puis à la dernière étape choisissez Acompte et indiquez le montant en pourcentage (30 %, 40 %, 50 %…) ou en euros. SerenGest émet une facture d'acompte conforme (code Factur-X 386) qui rappelle le total et le reste à venir. Disponible dès la formule Envol.
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Comment facturer le solde après un ou plusieurs acomptes ?
Ouvrez n'importe quelle facture d'acompte : une carte Dossier d'acompte affiche la progression (déjà facturé / total convenu). Cliquez sur Établir le solde — la facture de solde reprend automatiquement les prestations, déduit tous les acomptes déjà émis (montant prépayé) et n'appelle que le reste à payer. Tant que le dossier n'est pas soldé, vous pouvez ajouter d'autres acomptes avec + Acompte.
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Les factures d'acompte comptent-elles dans mon quota ?
Non. Comme toutes les factures libres, les factures d'acompte et de solde sont illimitées dès la formule Envol et ne consomment pas le quota mensuel de cours facturées.
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Puis-je importer mes anciennes factures d'acompte depuis un autre logiciel ?
Oui. Tous les canaux d'import (CSV facturation, PDF, Pennylane, Indy, Henrri) reconnaissent automatiquement les factures d'acompte et de solde à partir de leur intitulé (« acompte », « avance », « solde », « facture finale »).
Pour l'import CSV, vous pouvez aussi le préciser avec une colonne invoice_kind (acompte ou solde) et deposit_pct. Ces factures ne sont jamais rattachées à un cours (ce sont des documents partiels) : chacune est importée comme facture libre taguée acompte/solde et conservée dans son dossier d'acompte, ce qui préserve la conformité Factur-X (code 386). Un acompte et son solde portant le même élève et le même objet sont regroupés dans le même dossier.
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Comment facturer un élève une seule fois par mois au lieu d'à chaque cours ?
Ouvrez la fiche du élève et choisissez Facture mensuelle groupée dans la section Facturation.
Ses cours clôturées ne sont alors plus facturées une à une : elles s'accumulent, regroupées par prestation, jusqu'à ce que vous cliquiez sur Aperçu du mois depuis Mes revenus (carte « Facturation mensuelle »). L'aperçu affiche un total d'heures et un tarif par prestation, modifiables avant d'émettre une facture unique. Le dernier jour du mois, vous recevez un e-mail avec le montant à facturer : relisez l'aperçu et émettez. Pour un bénéficiaire dont vous n'avez rien à relire, vous pouvez choisir dans sa fiche (crayon → Facturation → Le dernier jour du mois) Émettre la facture automatiquement : elle part alors seule ce jour-là au soir. Si une partie du mois a été réglée en CESU, elle reste facturée normalement — c'est juste indiqué pour information, et exclue de votre chiffre d'affaires pris en compte pour l'Urssaf (déjà déclaré par ailleurs).
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Pour un élève en facturation mensuelle, clôturer un cours déclenche-t-il quand même une facture ?
Non. Pour ces élèves, le bouton « Encaisser » devient « Valider » : le cours passe en clôturée sans qu'aucune facture individuelle ne soit créée — c'est le comportement attendu pour ce mode.
« Plus tard » et le lien de paiement Stripe (qui concernent une facture individuelle, contraire au principe du regroupement) ne sont pas proposés. Vous pouvez toujours indiquer un mode de paiement (utile pour repérer un règlement en CESU), cela n'entraîne ni encaissement ni facture immédiats. Tout se règle en une fois via la facture mensuelle, générée depuis l'aperçu du mois (carte « Facturation mensuelle » de la fiche élève ou de Mes revenus). Un cours d'un mois passé restée non facturée se rattrape depuis sa ligne dans la liste des cours : bouton Facture du mois, qui ouvre l'aperçu directement sur son mois.
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Comment indiquer qu'un élève a réglé directement sur le site CESU ?
À l'encaissement du cours (bouton « Encaisser »), choisissez CESU parmi les modes de paiement.
Un rappel s'affiche : vous n'avez rien à encaisser vous-même, ce montant est simplement étiqueté pour être exclu de votre chiffre d'affaires pris en compte pour l'Urssaf (déjà déclaré par ailleurs via le CESU). Pour une facture émise directement (facture libre ou facture mensuelle marquée payée manuellement), le même choix CESU est disponible dans la modale « Marquer la facture comme payée ».
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Devis & clients professionnels
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À qui servent les devis dans SerenGest ?
Les devis sont destinés aux clients professionnels (entreprises, organismes de formation, collectivités). Depuis Mes revenus (filtré sur les devis), vous créez, envoyez et suivez vos propositions commerciales avec numérotation automatique (DEV-AAAA-NNN). Devis et factures vivent au même endroit, regroupés par prestation.
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Quel est le cycle de vie d'un devis ?
Un devis passe par quatre états : Brouillon (en cours de rédaction) → Envoyé (transmis au client) → Accepté ou Refusé. Une fois accepté, le bouton « Transformer en facture » génère la facture correspondante en un clic.
Si vous avez transmis le devis autrement (en main propre, via un autre outil), pas besoin de l'envoyer par email : dès le brouillon, le bouton « Accepter & facturer » (ou, via son menu ▾, « Accepter seulement » pour facturer plus tard) enregistre directement la réponse.
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Comment consulter ou modifier un devis ?
Un clic sur un devis dans la liste ouvre sa vue détail, exactement comme une facture : vous y voyez son état, ses lignes, ses montants et ses dates. Tout devis reste consultable, même une fois accepté, refusé ou expiré.
Les actions dépendent de l'état et partent de ce détail : Éditer (ouvre la même fenêtre que pour une facture), Envoyer/Relancer, Accepté/Refusé, et Valider et facturer. Un devis accepté ne se modifie plus (le élève a dit oui à ce contenu) : facturez-le, ou faites-en un nouveau. Un devis envoyé dont la date de validité est passée s'affiche « Expiré » : son lien ne fonctionne plus pour le élève ; « Éditer » permet de prolonger la date, puis « Relancer ».
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Comment ajouter un client professionnel ?
Depuis le formulaire de création de devis, cliquez sur « + Nouveau client » pour créer un client pro à la volée. Vous pouvez aussi basculer un client existant en « professionnel » depuis son dossier dans Mon espace — il apparaîtra alors dans la liste des devis.
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Pourquoi la fiche d'un élève professionnel est-elle différente ?
Avec un professionnel, on facture plus qu'on ne planifie : sa fiche met d'abord en avant l'activité à facturer et la carte Factures & devis (tous ses devis, envoyés ou non, et ses factures). Le bouton principal de l'en-tête devient « Facture ou devis » ; pour planifier un rendez-vous, passez par le menu ⋯ → Planifier. La carte cours n'apparaît que s'il en a, repliée et placée après l'argent. Rien n'est caché : un clic la déplie.
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Comment facturer un acompte sur un devis ?
Ouvrez le devis dans Mes revenus. S'il est accepté, cliquez « Facturer un acompte » ; si le élève vient de dire oui, utilisez le menu ▾ de « Accepter & facturer » → « Accepter & facturer un acompte ». Choisissez un pourcentage ou un montant : la facture d'acompte est émise et rattachée au devis.
Le moment venu, « Facturer le solde » reprend les lignes du devis et déduit les acomptes : le élève n'est jamais facturé deux fois. Un acompte facturé à part, avant d'être relié au devis ? Au moment de facturer le devis, SerenGest vous demande s'il le concerne.
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Que prouve l'acceptation en ligne d'un devis ?
Pour accepter en ligne, le élève saisit son nom et coche « Bon pour accord ». SerenGest garde avec le devis la date et l'heure, le nom saisi, l'adresse de connexion et une empreinte du contenu accepté : en cas de désaccord, vous savez qui a accepté quoi, et quand. Un devis accepté ne se modifie plus.
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Qu'est-ce qu'un projet ?
Un projet regroupe tout ce qui concerne une même mission pour un élève : le devis accepté, les acomptes, le solde, les autres factures et les tâches notées au fil de l'eau.
Il se crée tout seul quand un devis est accepté ; sur la fiche du élève, la carte Projets montre ce qui est réglé, ce qui reste à régler et les tâches à facturer. Vous pouvez le renommer, lui donner un budget et une référence (bon de commande) reprise sur ses factures, le marquer terminé, ou l'exporter pour un tableur. Votre élève voit le même projet dans son espace.
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Comment suivre une mission en régie, sans devis ?
Sur la fiche du élève, carte Projets → « Nouveau projet » : un nom, un budget HT si vous en avez un, la référence de son bon de commande. Rangez ensuite vos tâches dans ce projet (carte Activité à facturer, « + Description / thème » → Projet) et choisissez-le au moment de facturer (« Facturer » depuis le projet, ou le choix Projet de la fenêtre de facture). La carte suit le facturé par rapport au budget.
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Comment retrouver le élève d'un devis ?
Dans Mes revenus, ouvrez le devis : le cadre du élève sous les boutons d'action ouvre sa fiche d'un clic, et « Modifier » ouvre directement la fenêtre de modification (adresse, SIRET, n° de TVA… à compléter avant d'envoyer le devis).
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Que se passe-t-il quand je valide un devis accepté ?
SerenGest émet une vraie facture (multi-lignes, Factur-X, déposée automatiquement dans Pennylane si connecté) reprenant les lignes du devis. Le devis reste consultable et passe à l'état « Facturé » ; il pointe vers la facture émise. Les deux restent des documents distincts (le devis n'est jamais transformé en facture) et apparaissent regroupés sous la même prestation dans Mes revenus — pas de doublon de ligne.
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L'espace de vos élèves
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Un lien personnel, sans mot de passe, où chaque élève retrouve ses cours, ses factures et ce qui lui reste à régler. Disponible dès l'offre Envol.
Qu'est-ce que l'espace élève ?
Une page à vos couleurs, propre à chaque élève, ouverte par un simple lien (pas de compte à créer). Il y trouve ses cours à venir, ce qui reste à régler (avec « Payer en ligne » si vous avez créé un lien de paiement), ses factures et avoirs en PDF, ses devis à accepter, ses cartes de fidélité et bons cadeaux, ses attestations de paiement, et peut vous écrire ou donner son avis. Fini les « tu peux me renvoyer la facture ? ».
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Comment envoyer son lien à un élève ?
Ouvrez la fiche du élève, menu ⋯ → Espace élève. Copiez le lien, ou cliquez sur « Envoyer par SMS ou e-mail » : le message arrive pré-rempli, vous le relisez avant l'envoi. « Voir comme mon client » vous montre exactement ce qu'il verra.
Vous n'avez souvent rien à faire : le lien figure déjà, en une ligne discrète, dans les e-mails qu'il reçoit (facture, rappel, confirmation de réservation, paiement reçu, devis, inscription à un atelier). L'option « Ajouter le lien de l'espace dans les e-mails » des réglages de l'espace permet de le retirer.
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Mes notes et le suivi sont-ils visibles ?
Jamais. Ni le motif, ni les notes, ni les bilans ou le suivi : seul le nom de la prestation apparaît. Vous pouvez en plus masquer des rubriques entières (factures, devis, messages, avis…) en décochant les cases de la fenêtre « Espace élève → Réglages » — ce réglage vaut pour tous vos élèves.
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J'ai envoyé le lien à la mauvaise personne.
Dans la fenêtre « Espace élève », cliquez sur « Désactiver ce lien » : l'ancien lien cesse immédiatement de fonctionner et un nouveau est créé, à renvoyer à la bonne personne. Le lien n'expire pas tout seul : un élève peut le garder en favori.
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Mon élève peut-il déplacer son cours depuis son espace ?
Oui si le cours a été pris par la réservation en ligne (bouton « Déplacer ou annuler »). Sinon, l'espace lui indique de vous contacter et affiche votre téléphone.
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Mon élève peut-il me payer ou me poser une question depuis son espace ?
Oui. La rubrique À régler affiche « Payer en ligne » pour chaque facture qui a un lien de paiement. La rubrique Écrire à… lui permet de vous envoyer un message : vous êtes prévenu par e-mail, le message apparaît dans les Échanges de sa fiche, et vous répondez depuis la fenêtre Espace élève → Messages (il reçoit votre réponse par e-mail).
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Que trouve un élève professionnel dans son espace ?
En plus de ses factures, l'activité en cours que vous avez notée au fil de l'eau et pas encore facturée (date, tâche, temps, montant HT — jamais votre note interne), et ses coordonnées de facturation à corriger lui-même : raison sociale, SIRET, n° de TVA, référence ou bon de commande.
Vous êtes prévenu de chaque modification, qui s'applique aux factures suivantes. Ses devis à accepter y figurent aussi, et chaque projet (devis accepté, facture d'acompte, facture de solde) a sa carte : ce qui est réglé, ce qui reste à régler, avec une barre de progression. Ses cours (rendez-vous, avis, réservation), elles, sont masquées d'office pour un professionnel : pour les afficher quand même, ouvrez sa fiche → crayon « Modifier la fiche » → Espace élève → « Toujours afficher ». Le même réglage permet de les masquer pour un particulier.
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À quoi ressemble l'espace de mes élèves ?
Il est à vos couleurs : votre logo et votre nom en tête (réglés dans Mon identité visuelle), puis ce qu'il reste à régler en grand, avec un bouton « Payer » si le paiement en ligne est activé.
Sinon, l'espace indique clairement comment vous régler : virement (votre IBAN, à copier d'un geste, s'il est renseigné dans Mon profil → Facturation) ou chèque à votre ordre. Viennent ensuite ses projets, ses autres factures (nommées « Facture d'acompte », « Facture de solde », « Avoir »…), et vos coordonnées en bas de page. Sur téléphone, le bouton de paiement reste visible en bas de l'écran tant qu'il reste quelque chose à régler.
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Mes élèves peuvent-ils télécharger une attestation pour leur mutuelle ou leurs impôts ?
Oui : la rubrique Attestations de paiement propose, pour chaque année, le récapitulatif des sommes réglées (à imprimer ou enregistrer en PDF). En services à la personne, c'est une attestation fiscale annuelle : renseignez votre n° de déclaration dans Espace élève → Réglages ; les sommes réglées en CESU préfinancé en sont déduites.
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Un élève a perdu son lien, que faire ?
Rien : il peut le recevoir seul par e-mail grâce au lien « Déjà client ? Retrouver mon espace » de votre page publique, ou depuis l'adresse indiquée dans Espace élève → Lien (à mettre sur votre site). Le lien n'est envoyé qu'à l'adresse e-mail enregistrée sur sa fiche.
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Puis-je demander leur avis à mes élèves ou les relancer ?
Oui, depuis Réglages → Communications : la demande d'avis part seule après chaque cours (lien vers la rubrique Avis de l'espace ; l'avis n'est publié que si le élève le choisit), les relances vous sont proposées dans Mon suivi et ne partent qu'avec votre accord. Détails : messages automatiques et relances.
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Messages automatiques et relances
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Ce qui part tout seul à vos élèves (rappel, confirmation, demande d'avis, factures), ce qui vous est seulement proposé (relances), et où tout se retrouve.
Mes élèves reçoivent-ils un rappel avant leur rendez-vous ?
Oui, dès l'offre Envol : par SMS et par email, la veille (ou deux jours avant), à partir de l'heure que vous choisissez dans Réglages → Communications. Un rendez-vous pris au dernier moment reçoit quand même son rappel ; un rendez-vous déplacé en reçoit un nouveau à la bonne date. Pour un rendez-vous précis, décochez « Envoyer le rappel » à sa création, ou cochez « Pas de rappel automatique » dans sa fenêtre.
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Puis-je envoyer une confirmation quand je pose un rendez-vous ?
Oui : activez « Confirmation dès qu'un rendez-vous est posé » dans Réglages → Communications. Elle part dans l'heure, par SMS et/ou email. Plusieurs rendez-vous posés d'un coup (une série) donnent un seul message qui les liste. Elle ne concerne que les rendez-vous posés dans SerenGest à partir de l'activation : jamais ceux importés de votre agenda, et la réservation en ligne envoie déjà sa propre confirmation.
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Comment demander leur avis à mes élèves ?
Activez « Demander un avis » : 1 à 7 jours après la clôture d'un cours (même clôturée en retard), un message invite le élève à donner son avis. Si vous avez renseigné votre lien d'avis Google (Mes réglages → Communications), c'est lui qui est envoyé. Sinon, le lien mène à la rubrique Avis de son espace élève : l'avis vous arrive dans ses Échanges et n'est publié que s'il le choisit. Au plus une demande par mois et par élève.
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Mes factures peuvent-elles partir toutes seules à mes élèves ?
Oui, par e-mail, pour les élèves pour qui vous avez choisi « par e-mail ». La question vous est posée une seule fois par élève, à sa première clôture dans la fenêtre « Encaisser » ; ensuite la facture part seule, PDF joint, 10 minutes après la clôture (le temps de cliquer « Annuler l'envoi » en cas d'erreur) ou en fin de journée vers 19h.
Réglage dans Réglages → Communications, avec un bouton pour choisir « par e-mail » pour tous vos élèves qui ont une adresse. Pour un seul élève : sa fiche → Échanges → Messages automatiques → « Factures ». L'objet de l'e-mail donne la date et votre nom, jamais le motif. Les avoirs ne partent jamais seuls. Même choix dans la facture libre, et les factures de fin de mois émises automatiquement partent aussi. Un élève sans adresse valide : la facture vous est signalée dans Mes revenus → À vérifier → « Factures non envoyées ». L'onglet Facture du cours montre si elle est partie, et chaque envoi figure dans les Échanges du élève.
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Comment relancer une facture impayée ?
Mon suivi → « Échanges à faire » → « Factures à régler » liste les élèves dont une facture attend depuis 7 jours : « Relancer » ouvre « Écrire » sur le modèle « Facture à régler » (montant dû et lien de paiement), « Plus tard » la repousse d'une semaine. Rien ne part sans vous.
Pour un rappel automatique, cochez dans Réglages → Communications « Rappeler gentiment une facture envoyée et toujours impayée 10 jours plus tard » (dès Envol) : un seul e-mail par facture, seulement pour une facture que le élève a bien reçue.
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SerenGest relance-t-il mes élèves tout seul ?
Non, jamais sans vous. Mon suivi affiche « Échanges à faire » : les élèves qui ont dépassé leur rythme habituel (ou ne sont pas revenus depuis le nombre de mois choisi), sans rendez-vous prévu.
Pour chacun : Relancer ouvre la fenêtre d'écriture avec votre modèle, Plus tard le repropose dans deux semaines, Ignorer attend sa prochaine venue. Vous connaissez des choses que le logiciel ignore (accompagnement terminé, événement de vie) : c'est vous qui décidez.
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Où voir ce qui a été envoyé à un élève ?
Dans la carte Échanges de sa fiche : vos messages, ceux de son espace élève, et chaque envoi automatique avec la pastille Auto (rappel, confirmation, demande d'avis, confirmation de réservation en ligne) et son statut — envoyé, en file, échec. « Tout voir » propose un filtre « Écrits par moi / Automatiques / Espace élève ».
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Un élève ne veut plus recevoir de SMS. Comment faire ?
Fiche du élève → carte Échanges → Messages automatiques : décochez les SMS, les emails ou les demandes d'avis pour ce seul élève. Le lien « Me désabonner » d'une demande d'avis coupe les demandes d'avis, pas les rappels.
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Comment personnaliser le texte des messages ?
Réglages → Communications → Modèles de messages. Cliquez une variable pour l'insérer : prénom, votre nom (signature), date du prochain rendez-vous, lien d'avis… Un modèle laissé vide reprend le texte prévu pour votre métier. En écrivant, la fenêtre vous prévient si une information manque (lien d'avis non renseigné par exemple) et indique le nombre de SMS consommés : un seul accent fait passer à 70 caractères par SMS.
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Je veux être rappelé de relancer quelqu'un.
En écrivant à un élève, cliquez « Me rappeler de relancer » et choisissez une date. Le jour venu, la relance apparaît en haut de ses Échanges et dans « Échanges à faire » de Mon suivi ; « Fait » la retire.
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Que se passe-t-il si mon élève répond à un message ?
Une réponse à un e-mail envoyé par SerenGest (rappel, confirmation, demande d'avis, réservation, facture) arrive dans votre boîte e-mail, l'adresse de votre compte SerenGest.
Un SMS envoyé par SerenGest affiche « SerenGest » comme expéditeur : votre élève ne peut pas y répondre, invitez-le plutôt à vous appeler ou à passer par son espace. Pour que ses messages arrivent directement dans les Échanges de sa fiche, il peut vous écrire depuis son espace élève (« Écrire au praticien ») : vous êtes prévenu par e-mail.
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Combien de SMS compte mon message ?
Un SMS tient 160 caractères. Sous chaque modèle (Mes réglages → Communications), SerenGest vous dit s'il « tient en 1 SMS » et combien de caractères il vous reste, avec l'exemple exact de ce que recevra votre élève.
Les accents é, è, à, ù passent tels quels ; ô, ê, ç, le tiret long et les emoji sont simplifiés à l'envoi (« bientôt » devient « bientot »), car un seul de ces caractères ferait passer tout le message à 70 caractères par SMS. Si votre message dépasse un SMS, SerenGest vous montre ce qui l'allonge et vous propose une version courte. Un message automatique (rappel, confirmation, demande d'avis) ne peut pas dépasser 3 SMS.
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Quels modèles propose la fenêtre « Écrire » ?
Ceux qui conviennent à ce élève, dans l'ordre utile : « Facture à régler » s'il a une facture impayée (montant et lien pour payer), « Préparer sa venue » s'il a un rendez-vous à venir, « Reprendre rendez-vous » s'il n'est pas venu depuis 6 semaines (votre lien de réservation), « Demander un avis » après un cours récent, puis « Prendre des nouvelles » et « Votre espace » (le lien vers ses rendez-vous, factures et attestations, pratique quand on vous redemande une facture). Les modèles mis en avant correspondent à sa situation. Leur texte se modifie dans Mes réglages → Communications.
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Importer mes élèves
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Reprendre votre fichier élèves, qu'il vienne d'un tableur, d'un autre logiciel ou d'un cahier papier.
Comment importer mes clients existants ?
Depuis Mon espace, bouton « Import » (onglet Clients) : préparez un CSV avec les colonnes email, prenom, nom — les colonnes optionnelles sont telephone, code_postal, ville, adresse, date_premiere_seance, tags, type_client, siret, raison_sociale. Le délimiteur , ou ; est détecté automatiquement.
Si vous renseignez un siret, la fiche est marquée professionnelle et complétée automatiquement (raison sociale, adresse) depuis le registre officiel des entreprises. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Je n'ai jamais eu de logiciel — tout était sur papier. Comment récupérer mon historique ?
Depuis Importer mes données, choisissez la carte « Saisie manuelle » : un tableau où chaque ligne représente un cours passé (élève, date, prestation, montant, réglée ou non). Pas besoin de fichier CSV ni d'agenda numérique.
Si un élève n'existe pas encore, créez-le directement depuis la ligne (« + Nouveau élève »). Une remise (« + Remise » sous la ligne) peut être appliquée à chaque cours, avec le même catalogue de remises que pour une clôture de cours classique — le montant net s'affiche aussitôt. Chaque ligne validée est enregistrée directement au statut « réalisée » — pas de rattrapage à faire ensuite comme pour un import d'agenda. Si la case Réglée est cochée, la facture est émise automatiquement dans la foulée (et déposée sur Pennylane si votre compte est connecté) — sinon le cours reste à facturer manuellement depuis Mes revenus, comme n'importe quelle cours en attente. Ces cours ne sont pas ajoutées à votre Google Agenda et ne déclenchent aucun rappel SMS/e-mail, puisqu'elles sont déjà passées. Comme les autres imports, le lot peut être annulé dans les 24 h depuis l'historique. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Mes clients professionnels sont-ils complétés automatiquement ?
Oui. Quand un import (Indy, Pennylane, CSV, facture PDF) apporte un élève professionnel avec un SIRET (ou un SIREN seul), SerenGest interroge le registre officiel des entreprises pour compléter la raison sociale, l'adresse et le SIRET complet — sans jamais écraser ce que vous aviez déjà saisi.
Pour les élèves déjà en base, un bouton « Compléter depuis le registre » est disponible sur chaque fiche professionnelle, et une action groupée « Compléter les infos entreprise » dans Importer mes données traite d'un coup tous vos élèves pros dont il manque des informations (aperçu avant validation). Si votre compte Pennylane est connecté, chaque fiche complétée par cette action groupée est aussi mise à jour côté Pennylane (raison sociale, SIRET, adresse) pour le élève déjà rapatrié — vos doublons incomplets deviennent des fiches cohérentes des deux côtés.
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Reprendre mon agenda (Google Agenda, Resalib, Doctolib)
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Récupérer les rendez-vous déjà pris ailleurs, puis garder les deux agendas synchronisés.
Comment importer mon agenda depuis Google Calendar ou Doctolib ?
Pour Google Calendar, si votre compte est déjà connecté (Réglages → Intégrations → Google) : dans Import → onglet Rendez-vous, choisissez Google puis collez simplement l'identifiant du calendrier (le même que dans Intégrations) — récupéré directement via votre compte, sans fichier à exporter.
Sinon (ou pour Doctolib), exportez l'agenda au format .ics (Google Agenda → Paramètres → Exporter) puis importez-le via Import → onglet Rendez-vous. Le titre de chaque événement doit contenir le nom du élève, au format « Prénom NOM | Source » (ex. « Manuella TOUCHAIS | Resalib.fr ») ou « Motif / Prénom Nom » (ex. « Shiatsu / Marielle Moraux », convention courante d'un agenda Google tenu à la main). Les événements personnels (« Perso », « Off »…) sont ignorés automatiquement. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Certains rendez-vous de mon agenda .ics ne sont pas importés (« Client introuvable ») — comment les récupérer ?
Contrairement à la récupération Resalib (qui crée automatiquement les élèves absents), l'import d'un fichier .ics déposé manuellement ignore par défaut les rendez-vous dont la personne n'est pas déjà dans votre carnet — aucun élève n'est créé sans votre accord, et le rendez-vous correspondant n'est donc pas importé non plus (0 cours pour cette ligne).
À l'étape de vérification (après la simulation), un encart « élèves introuvables dans votre carnet » liste ces personnes avec le nombre de rendez-vous concernés, cochées par défaut : décochez celles que vous ne voulez pas garder. À la validation, les personnes restées cochées sont créées et leurs rendez-vous importés du même coup.
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Après avoir importé un agenda .ics (Resalib, Doctolib, Google…) via Importer mes données, je n'ai que le récapitulatif clients + rendez-vous — où sont mes prestations et la clôture des anciennes séances ?
Les deux vous sont bien proposés, à deux moments différents de l'assistant : à l'étape de vérification (avant de valider pour de vrai), si l'agenda contient des types de rendez-vous absents de votre catalogue, un encart « Vos types de rendez-vous » les liste avec leur durée détectée — indiquez un tarif pour chacun afin de l'ajouter au catalogue de prestations (décochez ceux que vous ne voulez pas garder ; ils resteront simplement notés sur le rendez-vous, sans prix). Puis, une fois l'import réellement validé, l'écran de fin « Reprise réussie » propose le même rattrapage que la synchro directe Resalib ou Google Calendar : « Marquer tout comme effectué » ou « Choisir une période », avec facturation automatique de chaque cours passé, datée du jour du rendez-vous. Ces deux blocs n'apparaissent que pour un fichier reconnu comme agenda (.ics) — jamais pour un import de élèves (CSV) ou de factures.
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Comment récupérer mon agenda Resalib dans SerenGest ?
Dans Resalib, ouvrez Agenda → Synchronisation → Exporter mon agenda et copiez le lien qui se termine par
.ics. Dans SerenGest, allez dans Mes réglages → Intégrations → Resalib, collez ce lien puis Enregistrez.
La première fois, cliquez sur « Récupérer mon agenda Resalib » : on récupère tout d'un coup (rendez-vous passés et à venir, et vos élèves), vous vérifiez la liste des personnes ajoutées, puis un écran « c'est prêt » vous invite à compléter les emails/téléphones via votre fichier clients. Les fois suivantes, un simple « Mettre à jour maintenant » suffit. SerenGest récupère vos cours et crée automatiquement les élèves absents de votre carnet (une nouvelle réservation Resalib apporte un nouveau contact). La synchro gère aussi les déplacements (un {rdv} décalé est déplacé, pas dupliqué) et les annulations (un {rdv} à venir supprimé côté Resalib est marqué annulé — jamais un {rdv} passé ou déjà réglé). L'aperçu détecte en plus vos types de séance (ex. « Première consultation », « Consultation (Suivi) ») avec leur durée : indiquez leur tarif pour les ajouter à votre catalogue de prestations en un clic — vos cours y seront rattachées (revenus et factures justes). Vous pouvez aussi cocher « Synchroniser automatiquement chaque heure » pour ne plus avoir à cliquer : nouveaux {rdv}, déplacements et annulations sont repris tout seuls (les nouveaux types de séance restent à valider manuellement pour en fixer le tarif). Enfin, pour compléter les coordonnées (email, téléphone), exportez votre fichier clients CSV depuis Resalib et importez-le via Importer mes données : il complète les fiches déjà créées sans les dupliquer. Un aperçu chiffré s'affiche avant tout enregistrement, et les cours déjà présentes ne sont jamais dupliquées. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Mes nouveaux élèves Resalib arrivent sans e-mail ni téléphone : comment les récupérer ?
Faites suivre automatiquement à SerenGest l'e-mail « Nouveau rendez-vous client » que Resalib vous envoie à chaque réservation : la fiche du élève se complète toute seule.
L'agenda Resalib ne contient que le nom et le rendez-vous ; l'e-mail de notification, lui, contient l'e-mail et le téléphone du élève. Dans Mes réglages → Intégrations → Resalib, copiez votre adresse personnelle, puis créez dans votre messagerie une règle qui transfère les e-mails de
notification@resalib.fr vers cette adresse (marche à suivre Gmail et Outlook dans la carte). Avec Gmail, un code de confirmation est demandé : il s'affiche directement dans la carte Resalib. SerenGest ne fait que remplir un champ vide : un e-mail ou un téléphone que vous avez déjà saisi n'est jamais remplacé. Si l'e-mail arrive avant la mise à jour de l'agenda, la fiche est créée et le rendez-vous s'y rattache ensuite, sans doublon. Les derniers e-mails reçus sont listés dans la carte. Ne transférez que les e-mails de Resalib, et gardez l'adresse pour vous (bouton « Changer d'adresse » si besoin). Pour vos élèves déjà présents, l'import du fichier clients CSV de Resalib reste le plus rapide.
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SerenGest remplace-t-il Resalib ? Est-ce que ça va faire des doublons ?
Non, SerenGest ne remplace pas Resalib — les deux sont complémentaires. Vous gardez Resalib pour votre réservation en ligne (votre page, vos disponibilités, la prise de rendez-vous par vos clients).
SerenGest devient votre bureau : le fichier de chaque élève, la facture en un clic, le suivi de vos revenus, vos rappels. Vous continuez à travailler sur Resalib comme avant, SerenGest se met à jour derrière.
Et non, ça ne fait jamais de doublon. Chaque rendez-vous a une identité unique que SerenGest reconnaît : un {rdv} déjà récupéré n'est pas repris une seconde fois, un {rdv} déplacé est déplacé (pas dupliqué), un {rdv} annulé chez Resalib est retiré de votre agenda à venir. Pour les élèves, une personne déjà présente est reconnue à son nom et sa fiche est complétée au lieu d'en créer une deuxième. Vous pouvez relancer la récupération autant de fois que vous voulez, votre fichier reste propre.
Et non, ça ne fait jamais de doublon. Chaque rendez-vous a une identité unique que SerenGest reconnaît : un {rdv} déjà récupéré n'est pas repris une seconde fois, un {rdv} déplacé est déplacé (pas dupliqué), un {rdv} annulé chez Resalib est retiré de votre agenda à venir. Pour les élèves, une personne déjà présente est reconnue à son nom et sa fiche est complétée au lieu d'en créer une deuxième. Vous pouvez relancer la récupération autant de fois que vous voulez, votre fichier reste propre.
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Après avoir récupéré mon agenda Resalib, toutes mes cours sont « à venir » — comment les marquer effectuées d'un coup ?
Resalib ne transmet pas le statut « honoré » : toutes les cours récupérées, même les plus anciennes, arrivent au statut planifié.
Juste après votre première récupération, l'écran « c'est prêt » vous propose un rattrapage : « Marquer tout comme effectué » traite d'un coup toutes les cours passées non closes, ou « Choisir une période » si vous préférez procéder par tranches (par exemple mois par mois). Chaque cours marqué est aussi facturée automatiquement — exactement comme si vous l'aviez clôturée une par une depuis l'agenda — et la facture est datée du jour du cours, jamais du jour où vous faites le rattrapage. Si un cours n'a pas de tarif renseigné, le tarif de sa prestation dans votre catalogue est utilisé automatiquement. Si le quota mensuel de factures de votre formule est atteint en cours de route, le rattrapage s'arrête proprement et vous indique combien de cours restent à traiter (à reprendre après votre renouvellement, ou avec des crédits supplémentaires). Vous pouvez aussi ignorer cette proposition et clôturer vos cours une par une depuis votre agenda.
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Comment synchroniser mon Google Calendar avec SerenGest ?
Dans Mes réglages → Intégrations → Google, choisissez le calendrier à synchroniser (un seul calendrier global, ou un calendrier différent par espace), puis Enregistrez.
La synchro tourne ensuite automatiquement en arrière-plan (dès qu'un événement change côté Google, il est répercuté chez vous, avec un passage de vérification chaque heure en filet de sécurité). Un bouton « Synchroniser maintenant » permet de forcer une synchro immédiate et de voir ce qui a été récupéré. Une synchro courante regarde 7 jours dans le passé et 90 jours dans le futur. Un événement supprimé ou annulé côté Google est retiré de votre agenda SerenGest s'il n'a jamais été traité (s'il porte vos notes, il passe simplement en annulé) — un cours déjà clôturé, réglée ou facturée n'est jamais supprimée ; un événement déjà récupéré n'est jamais dupliqué. C'est une intégration différente de l'import ponctuel de fichier .ics (Import → onglet Rendez-vous) : celle-ci reste connectée en continu.
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Comment remplir un rendez-vous dans Google Calendar pour qu'il soit bien reconnu par SerenGest ?
Dans le titre de l'événement Google Calendar, indiquez le nom du élève — SerenGest retrouve alors sa fiche automatiquement. Pour que la prestation soit aussi reconnue, ajoutez-la avant le nom, séparée par une barre oblique
/.
Exemples :
Julie Martin → rendez-vous avec Julie Martin ; Massage / Julie Martin → rendez-vous « Massage » avec Julie Martin ; Bilan de forme / Thomas Petit → rendez-vous « Bilan de forme » avec Thomas Petit. Vous pouvez aussi noter la prestation dans la description de l'événement plutôt que dans le titre — SerenGest la lit là aussi, que le rendez-vous arrive par la synchro automatique ou par la reprise. Si cette prestation existe déjà dans votre catalogue, le rendez-vous y est directement rattaché (tarif inclus) ; si elle est nouvelle, elle reste notée en clair sur le rendez-vous — utilisez la reprise pour l'ajouter formellement au catalogue avec un tarif (elle propose systématiquement chaque prestation détectée avant de la créer). Astuce : réservez le calendrier connecté à votre activité professionnelle (pas votre agenda personnel), pour éviter qu'un événement sans rapport (« Anniversaire », « Dentiste »…) ne soit traité comme un rendez-vous — le mode « par lieu » (carte Intégrations) permet justement d'isoler un calendrier dédié.
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Je viens de connecter Google Calendar — comment récupérer les rendez-vous déjà présents dans mon agenda, pas seulement les prochains ?
Dans la même carte Mes réglages → Intégrations → Google, une fois votre calendrier choisi et enregistré, cliquez sur « Récupérer les rendez-vous déjà dans mon agenda Google ».
Contrairement à la synchro courante (fenêtre glissante de 90 jours), cette reprise regarde jusqu'à 2 ans en arrière : exactement le même parcours aperçu → validation que Resalib (cf. « Comment récupérer mon agenda Resalib »). Elle vous montre le nombre de rendez-vous trouvés, les élèves qui seront ajoutés (jamais en double), et vos types de rendez-vous détectés pour leur donner un tarif. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé, et les rendez-vous déjà connus de la synchro courante ne sont jamais repris deux fois. Pour que SerenGest reconnaisse bien le élève et la prestation de chaque événement, mettez son nom dans le titre (ex. « Julie Martin »), en ajoutant la prestation avant une barre oblique si besoin (« Massage / Julie Martin ») — sinon indiquez la prestation dans la description de l'événement, elle sera proposée à la validation.
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Après une synchro ou une reprise Google Calendar, mes cours sont « à venir » alors qu'elles ont déjà eu lieu — comment les rattraper ?
Comme Resalib, Google Calendar ne transmet pas le statut « honoré » : un cours récupéré reste planifiée même si elle est déjà passée. Quand une synchro ou une reprise vient de récupérer des rendez-vous, le même écran de rattrapage que pour Resalib apparaît juste en dessous : « Marquer tout comme effectué » ou « Choisir une période », avec facturation automatique datée du jour de chaque cours.
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Reprendre mes anciennes factures
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Vos factures passées (PDF ou CSV) rejoignent votre historique et se rapprochent automatiquement des cours correspondantes.
Comment importer mes factures PDF (logiciel existant) ?
Via Import → onglet Factures PDF. Deux modes : Extraction texte (formule Envol — lit le texte du PDF par expressions régulières, fonctionne avec Tiime, Pennylane, Zefyr, Simple Pro, Indy) et Extraction IA Claude (formule Sérénité — l'IA lit le document et extrait les informations pour n'importe quel format ou mise en page, y compris les factures multi-lignes). Vous pouvez importer un PDF seul ou un ZIP de plusieurs factures.
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Le PDF d'origine de mes factures importées est-il conservé ?
Oui. Depuis la reprise d'historique, le PDF original de chaque facture importée est conservé et redevient LE document de la facture : quand vous la téléchargez, c'est votre document d'origine qui est servi (et non une version régénérée).
S'il n'était pas déjà au format e-facture, le Factur-X (XML structuré) y est ajouté à la volée — vous gardez donc la fidélité du document ET la conformité. Les factures créées directement dans SerenGest, elles, sont générées normalement. Supprimer une facture importée efface aussi son PDF d'origine.
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Mes factures importées marquent-elles automatiquement mes séances comme payées ?
Oui. À l'import, chaque facture est rapprochée de la séance du même client à la même date (avec une tolérance de ±7 jours) : la séance correspondante est alors marquée payée, avec le numéro de facture, le montant et le détail des lignes.
Pour un résultat optimal, importez d'abord vos clients, puis votre agenda (ICS), et enfin vos factures. Une option permet aussi de créer automatiquement une séance déjà payée quand aucune ne correspond dans l'agenda.
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Une facture et un cours ne se sont pas rapprochées automatiquement — comment les relier ?
Utilisez le panneau « À vérifier », en haut de Mes revenus (il s'affiche aussi à la fin de chaque import).
SerenGest y propose les correspondances qu'il n'a pas osé faire seul — par exemple un nom mal orthographié (« Derrien » vs « Derien »), une facture émise plusieurs jours après le cours, ou un email de famille partagé. Chaque proposition indique un niveau de confiance (élevée / à vérifier) et la raison (nom proche, même jour, montant identique). Vous confirmez d'un clic — ou en lot pour toutes les correspondances à confiance élevée — ce qui relie la facture au cours (marquée facturée et payée, sous une seule ligne). Le panneau détecte aussi les fiches élèves en double à fusionner, met à part les factures professionnelles (SIRET, sans cours attendue) et rattache les avoirs à leur facture d'origine. Rien n'est modifié sans votre validation. Dès Démarrage (gratuit).
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SerenGest me signale un cours « facturée deux fois » — que faire ?
Cela arrive surtout après la reprise de factures d'un ancien logiciel : la même visite porte alors la facture reprise et celle émise dans SerenGest. Une facture ne se supprime jamais (numérotation légale).
Dans Mes revenus → À vérifier → Facturées deux fois ?, les deux documents sont côte à côte : si c'est bien la même prestation, ouvrez la facture en trop et choisissez Corriger — un avoir l'annule proprement et votre chiffre d'affaires redevient juste. Si ce sont deux prestations distinctes, cliquez « Ce sont deux prestations différentes » : le signalement disparaît.
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Un cours a été facturée à 0 € alors qu'elle était payante — que faire ?
Cela arrive quand aucun tarif n'était enregistré sur le cours (typiquement un rendez-vous importé dont la prestation n'a pas été reconnue). Ces factures sont listées dans Mes revenus → À vérifier → Facturées à 0 €.
Cliquez Corriger la facture puis « Une erreur ? Corriger » : un avoir annule la facture à 0 € et une nouvelle facture est émise au bon montant (une facture ne se modifie jamais). Si le cours était réellement gratuite, cliquez « C'était gratuit ».
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J'ai supprimé un rendez-vous dans Google Agenda mais il est toujours dans SerenGest — pourquoi ?
Si le cours était déjà clôturée, réglée ou facturée, SerenGest la conserve : la supprimer ferait disparaître une trace de votre activité (et une facture ne se supprime jamais).
Elle apparaît dans Mes revenus → À vérifier → Retirées de votre agenda : choisissez La garder ou L'annuler (si elle n'est pas facturée — sinon, sa facture se corrige par un avoir). Un simple rendez-vous à venir, jamais traité, est bien supprimé ; s'il porte vos notes, il passe en annulé et vos notes sont conservées.
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La facture n'affiche pas le nom du client dans un champ dédié : sera-t-il quand même reconnu ?
Oui, dans la plupart des cas. Certaines factures (Indy notamment) n'ont pas de bloc « Facturé à » : le nom du client apparaît simplement sur la page. À l'import, SerenGest recherche sur la facture le nom de vos clients existants et rattache automatiquement celui qui correspond (prénom + nom).
Aucun client n'est créé à tort — s'il n'est pas déjà dans votre base, la facture reste importée mais non rattachée (vous pouvez cocher l'option de création de client, ou choisir l'extraction IA pour une lecture complète).
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La différence entre l'extraction texte et l'extraction IA ?
Extraction texte (regex) (Envol+) : rapide, sans coût API, fonctionne si le PDF contient du texte sélectionnable. Limites : mise en page atypique ou scans mal reconnus peuvent rater certains champs.
Extraction IA Claude (Sérénité+) : analyse visuelle du document, comprend n'importe quel format y compris les tableaux complexes et les mentions en marge. Précision quasi-parfaite. Coût : environ 0,001 € par facture, absorbé par votre abonnement.
Extraction IA Claude (Sérénité+) : analyse visuelle du document, comprend n'importe quel format y compris les tableaux complexes et les mentions en marge. Précision quasi-parfaite. Coût : environ 0,001 € par facture, absorbé par votre abonnement.
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Venir d'un autre logiciel (Indy, Henrri, MyAE, Pennylane)
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Reprise assistée depuis les logiciels les plus courants chez les indépendants.
Comment importer mes données depuis Indy ?
Depuis Indy, allez dans Facturation → Mes factures → Exporter et choisissez le format CSV ou JSON. Dans SerenGest, ouvrez Import → carte Indy et déposez ce fichier : il contient à la fois vos élèves et vos factures.
Chaque facture est rapprochée du cours du même élève à la même date (±7 jours), qui est alors marquée payée ; les factures sans cours correspondant deviennent des factures libres en conservant leur numéro Indy d'origine. Les élèves professionnels (raison sociale + SIRET) et les avoirs sont pris en charge. À la fin de l'import, un écran vous propose en un clic de régler votre numérotation pour repartir au numéro suivant (sans doublon) et d'envoyer vos factures vers Pennylane si le compte est connecté. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Comment récupérer mes données depuis un compte Pennylane existant ?
Si votre compte Pennylane est connecté, une source Pennylane apparaît dans Import (aucun fichier à exporter). Elle lit directement votre compte : choisissez d'importer vos élèves seuls, ou avec vos factures.
Chaque facture est rapprochée du cours correspondant (±7 jours) ou créée en facture libre ; les élèves professionnels (SIRET) et les avoirs sont gérés. Les factures récupérées sont marquées comme déjà présentes dans Pennylane — elles ne seront jamais renvoyées. Un aperçu s'affiche avant tout enregistrement. À l'inscription, si vous reliez un compte existant, un bouton propose directement cette reprise.
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Comment envoyer mes anciennes factures vers Pennylane après un import ?
Après un import, l'écran de fin propose un bouton « Envoyer vers Pennylane » si votre compte est connecté.
Vous pouvez aussi le faire à tout moment depuis Mes réglages → Intégrations → Pennylane : un encart « X factures à synchroniser » apparaît avec un bouton Synchroniser qui dépose sur le Portail toutes vos factures émises pas encore transmises. La synchro est idempotente : une facture déjà déposée n'est jamais dupliquée. Si certaines factures ne passent pas, la liste s'affiche à la fin de l'envoi : numéro, élève et motif (connexion Pennylane expirée, refus de Pennylane avec le champ en cause…), regroupés par motif. Corrigez si besoin puis cliquez sur « Réessayer ces factures » (ou relancez Synchroniser) : seules les factures restantes sont renvoyées.
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Pennylane refuse une ancienne facture : « exercice comptable » inexistant ?
Une facture porte la date du cours qu'elle facture, même encaissée des mois plus tard. Si cette date tombe avant le premier exercice comptable ouvert dans votre compte Pennylane (par exemple un cours de 2024 alors que votre comptabilité Pennylane démarre en 2025), Pennylane refuse le dépôt.
La facture reste valable dans SerenGest et compte normalement dans votre chiffre d'affaires ; SerenGest arrête alors de retenter le dépôt automatiquement. Si cette facture doit figurer dans votre comptabilité Pennylane, créez l'exercice concerné dans Pennylane (ou demandez-le à votre expert-comptable), puis relancez le dépôt depuis la facture (« Déposer sur Pennylane »). Sinon, vous pouvez la laisser telle quelle.
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Comment importer un historique de facturation CSV ?
Via Import → onglet Facturation (CSV). Colonnes requises : date, montant. Optionnelles : client_email, client_nom, numero_facture, statut (regle ou en_attente), moyen_paiement, rdv_date, libelle, invoice_kind (acompte ou solde pour une facture d'acompte / de solde) et deposit_pct (pourcentage de l'acompte). Après l'import, le rapport de réconciliation identifie les écarts (RDV non facturés, transactions sans RDV, factures sans écriture).
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Comment importer mes clients et factures depuis Henrri ?
Depuis Import, choisissez la source Henrri. Exportez depuis Henrri au format Excel (.xlsx) vos deux listes : « Liste des clients » et « Liste des documents » (factures et devis). Importez-les l'une après l'autre — le type est reconnu automatiquement.
Les élèves avec une Raison Sociale sont créés en professionnels ; les factures alimentent votre livre de recettes (marquées réglées ou en attente selon la colonne Payé d'Henrri) et les devis rejoignent votre module Devis (si votre formule l'inclut). Astuce : importez d'abord les élèves, puis les documents, pour que chaque facture soit rattachée au bon élève — les prénoms manquants de la liste clients sont d'ailleurs complétés à partir de la liste des documents. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Comment importer mes clients et factures depuis MyAE ?
Depuis Import, choisissez la source MyAE. Dans MyAE, exportez votre fichier clients (Client.xlsx) et vos factures (un Facture.xlsx par mois), puis rassemblez le tout dans un seul fichier ZIP (le dossier d'export MyAE compressé convient tel quel).
Déposez ce ZIP : SerenGest reconnaît automatiquement chaque feuille et l'importe dans le bon ordre — d'abord les élèves (professionnels ou particuliers selon leur statut MyAE), puis les factures, reliées au bon élève grâce à leur Code client. Une facture réglée est rapprochée du cours correspondant (élève + date, ±7 jours), qui est alors marquée payée ; sinon elle devient une facture libre multi-lignes, son numéro MyAE conservé. Les avoirs (montant négatif) sont repris dans votre livre de recettes. Un aperçu chiffré s'affiche avant tout enregistrement. Disponible gratuitement dès la formule Démarrage.
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Trésorerie
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Comment fonctionne le suivi de trésorerie ?
La page Ma trésorerie se construit en trois étages. Dans toutes les formules, Démarrage compris : votre livre de recettes (exportable), votre chiffre d'affaires par période, vos échéances de déclaration Urssaf avec une estimation de vos cotisations, votre avancement vers le plafond auto-entrepreneur et la liste de vos encaissements — des obligations légales, jamais verrouillées.
En haut de la page, le bloc « À faire » vous dit en une phrase s'il y a quelque chose à faire (une déclaration ouverte, des chèques à déposer) ou si vous êtes à jour, avec la prochaine échéance. À partir d'Essor, la tenue de caisse : bordereau de remise de chèques, suivi de ce qui est déposé en banque ou encore en caisse, livre de caisse pour vos espèces. À partir de Sérénité, le pilotage : graphique mois par mois, ce qu'il vous reste après dépenses, détail des cotisations et suivi des seuils (plafond, franchise de TVA) avec alertes.
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Que contient exactement le chiffre d'affaires affiché ?
Le plus simple : dans Mon suivi, touchez la tuile « CA » — le détail du mois s'affiche, avec ce qui n'est pas encore compté (cours à encaisser). Votre CA additionne vos cours clôturées et vos factures émises (factures libres, acomptes, soldes, factures mensuelles groupées).
Il est net de remise : un cours à 75 € avec une remise de 15 € compte pour 60 €, comme sur la facture remise au élève. Un avoir vient en déduction du mois où il est émis. En revanche, un cours prévue mais pas encore clôturée n'est pas du CA (elle le devient à la clôture), une facture annulée n'est jamais comptée, et un cours déjà reprise dans une facture mensuelle groupée n'est comptée qu'une fois, via cette facture.
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Comment sont calculées mes cotisations Urssaf ?
SerenGest applique automatiquement le taux en vigueur selon votre catégorie d'activité (la part de vente de marchandise à son propre taux). Dans Ma trésorerie, chaque période de déclaration affiche « ≈ … de cotisations » et la tuile du chiffre d'affaires le total estimé de l'année, dans toutes les formules. C'est une estimation : le montant qui fait foi est celui que l'Urssaf calcule à la déclaration.
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Dois-je reporter mes cours dans la trésorerie ?
Non, rien à saisir. Vos cours facturées et réglées sont reprises automatiquement chaque fois que vous ouvrez Ma trésorerie. Le bouton « Mettre à jour » sert seulement à rafraîchir l'écran si vous venez d'encaisser quelque chose ailleurs ; l'heure de la dernière mise à jour s'affiche à côté.
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Comment retrouver ce qui compose le chiffre d'affaires d'un trimestre ?
Dans Ma trésorerie, chaque tuile du bloc « Déclaration Urssaf » porte un lien « Voir le détail » : il affiche, dans la carte « Ce que j'ai encaissé », les encaissements de ce trimestre (ou de ce mois). Le menu de période de cette carte propose aussi l'année, chaque trimestre et chaque mois.
Quand une déclaration est ouverte, la carte s'ouvre sur la période à déclarer, pour vérifier vos encaissements avant de déclarer ; une fois la période déclarée (ou « C'est fait » touché), elle revient sur la période en cours. Sous la liste, un récapitulatif explique le passage du total encaissé au chiffre d'affaires à déclarer : la part réglée en CESU (déjà déclarée par le service CESU), les avoirs remboursés et, le cas échéant, la part artiste-auteur en sont retirés. Son dernier chiffre est toujours celui de la tuile. L'impression et l'export CSV suivent la période choisie.
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Comment faire mon bordereau de chèques ?
Dans Ma trésorerie, la carte « Ce que j'ai encaissé » liste vos encaissements du mois choisi (50 par page, avec une recherche par nom de élève ou n° de facture), rangés par mode de paiement (chèque, espèces, carte, virement, en ligne, CESU) avec le total de chacun.
Touchez « Chèque » puis « Bordereau de chèques » : une version imprimable s'ouvre (émetteur, n° du chèque et banque, total, emplacement pour la signature), que vous pouvez aussi enregistrer en PDF ; le bouton CSV l'exporte pour un tableur. Le n° du chèque et la banque se saisissent au moment de l'encaissement (deux champs facultatifs apparaissent quand vous choisissez « Chèque ») ; oublié ? Complétez-les ensuite depuis la liste, avec le petit crayon de la ligne.
Quand vous déposez des chèques à la banque, cochez-les puis « Marquer comme déposé en banque » (date du dépôt, et si vous voulez le numéro du bordereau de la banque). Tout ce qui n'est pas coché reste affiché « En caisse », et un rappel en haut de la carte vous indique ce qui n'a pas encore été déposé, tous mois confondus — pratique pour retrouver le chèque oublié au fond du tiroir. Vos dépôts passés restent dans « Mes remises en banque », d'où vous pouvez réimprimer un bordereau. Erreur de saisie ? La petite croix à côté de « Remis le … » remet l'encaissement en caisse. Mauvais mode de paiement (espèces au lieu de chèque…) ? Corrigez-le directement dans la colonne Mode de la liste : le cours et Mes revenus suivent. Chaque ligne est cliquable : la date ouvre le cours, le nom la fiche du élève, le numéro (colonne Facture) la facture. Une facture corrigée par un avoir disparaît de la liste — c'est la reprise du paiement qui compte. Les espèces se gèrent dans la carte « Ma caisse » (voir la question suivante). Les paiements par carte, virement, en ligne ou CESU arrivent directement sur votre compte : il n'y a rien à déposer. La liste des encaissements par mode et la correction du mode sont incluses dans toutes les formules ; le bordereau, le suivi des dépôts en banque et le n°/banque du chèque sont inclus à partir d'Essor.
Quand vous déposez des chèques à la banque, cochez-les puis « Marquer comme déposé en banque » (date du dépôt, et si vous voulez le numéro du bordereau de la banque). Tout ce qui n'est pas coché reste affiché « En caisse », et un rappel en haut de la carte vous indique ce qui n'a pas encore été déposé, tous mois confondus — pratique pour retrouver le chèque oublié au fond du tiroir. Vos dépôts passés restent dans « Mes remises en banque », d'où vous pouvez réimprimer un bordereau. Erreur de saisie ? La petite croix à côté de « Remis le … » remet l'encaissement en caisse. Mauvais mode de paiement (espèces au lieu de chèque…) ? Corrigez-le directement dans la colonne Mode de la liste : le cours et Mes revenus suivent. Chaque ligne est cliquable : la date ouvre le cours, le nom la fiche du élève, le numéro (colonne Facture) la facture. Une facture corrigée par un avoir disparaît de la liste — c'est la reprise du paiement qui compte. Les espèces se gèrent dans la carte « Ma caisse » (voir la question suivante). Les paiements par carte, virement, en ligne ou CESU arrivent directement sur votre compte : il n'y a rien à déposer. La liste des encaissements par mode et la correction du mode sont incluses dans toutes les formules ; le bordereau, le suivi des dépôts en banque et le n°/banque du chèque sont inclus à partir d'Essor.
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Comment suivre mes espèces : ce que j'ai déposé et ce qui reste en caisse ?
Dans Ma trésorerie, la carte « Ma caisse (espèces) » tient votre livre de caisse. La première fois, touchez « Démarrer ma caisse » : indiquez la date et votre fond de caisse, c'est-à-dire le liquide que vous avez ce jour-là (la monnaie pour rendre, par exemple — 0 € si la caisse est vide).
À partir de là, chaque cours réglé en espèces s'ajoute automatiquement.
Ensuite, quatre boutons : « Dépôt en banque » pour la somme que vous déposez (n'importe quel montant, pas besoin qu'il corresponde à des cours précises), « Sortie de caisse » quand vous payez quelque chose en liquide ou prenez de l'argent pour vous (pour une dépense payée en espèces, indiquez à qui vous avez payé : la case « L'ajouter aussi à Mes dépenses », cochée d'office, l'y ajoute en même temps, sans la ressaisir), « Ajouter au fond » si vous remettez de la monnaie, et « J'ai compté ma caisse ». Ce dernier compare ce que vous avez compté au solde théorique et affiche l'écart ; cochez « Recaler la caisse » pour repartir du montant réel.
La carte affiche ce que vous devriez avoir en caisse aujourd'hui et le détail du mois (solde d'ouverture, chaque mouvement avec le solde après, solde de clôture). Le bouton « Livre de caisse » l'imprime ou l'enregistre en PDF, CSV l'exporte. Une erreur ? La croix au bout de la ligne supprime le mouvement. Ces mouvements ne changent ni votre chiffre d'affaires ni votre livre de recettes : un dépôt ou un apport n'est pas une recette. Inclus à partir d'Essor ; si vous changez de formule, une caisse déjà démarrée reste consultable et exportable.
Ensuite, quatre boutons : « Dépôt en banque » pour la somme que vous déposez (n'importe quel montant, pas besoin qu'il corresponde à des cours précises), « Sortie de caisse » quand vous payez quelque chose en liquide ou prenez de l'argent pour vous (pour une dépense payée en espèces, indiquez à qui vous avez payé : la case « L'ajouter aussi à Mes dépenses », cochée d'office, l'y ajoute en même temps, sans la ressaisir), « Ajouter au fond » si vous remettez de la monnaie, et « J'ai compté ma caisse ». Ce dernier compare ce que vous avez compté au solde théorique et affiche l'écart ; cochez « Recaler la caisse » pour repartir du montant réel.
La carte affiche ce que vous devriez avoir en caisse aujourd'hui et le détail du mois (solde d'ouverture, chaque mouvement avec le solde après, solde de clôture). Le bouton « Livre de caisse » l'imprime ou l'enregistre en PDF, CSV l'exporte. Une erreur ? La croix au bout de la ligne supprime le mouvement. Ces mouvements ne changent ni votre chiffre d'affaires ni votre livre de recettes : un dépôt ou un apport n'est pas une recette. Inclus à partir d'Essor ; si vous changez de formule, une caisse déjà démarrée reste consultable et exportable.
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Comment exporter mes données comptables ?
Dans Ma trésorerie, touchez « Télécharger mon livre de recettes » : « À imprimer ou en PDF » ouvre une version lisible de toutes vos recettes de l'année, à garder en cas de contrôle ; « Pour un tableur » télécharge le même livre pour Excel, LibreOffice ou votre comptable.
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J'ai déjà déclaré sur le site de l'Urssaf, pourquoi le rappel reste affiché ?
Sans mandat de tierce déclaration, SerenGest ne voit pas ce que vous déclarez sur le site de l'Urssaf. Dans le bloc « À faire » de Ma trésorerie, touchez « C'est fait » : le rappel disparaît pour cette période, sur tous vos appareils, et vous ne recevez plus d'e-mail de rappel pour elle. La tuile de la période indique alors « Déclarée » ; une erreur ? Touchez « annuler » à côté.
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Mes dépenses & fournisseurs
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Vos achats professionnels, rangés par fournisseur et par abonnement — sans rien avoir à créer à l'avance.
Comment sont récupérées mes factures fournisseurs (mes dépenses) ?
Si votre compte Pennylane est connecté, vos factures fournisseurs (vos achats) sont récupérées automatiquement et apparaissent dans Mes dépenses — sans aucune saisie.
Chaque facture arrive déjà renseignée (fournisseur, montant TTC, numéro, date d'échéance) : il ne vous reste qu'à la vérifier puis à la marquer comme payée. Ces dépenses alimentent aussi le suivi de Ma trésorerie. La réception automatique via Pennylane est incluse dès la formule Démarrage (gratuit).
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Suis-je prévenu(e) quand une nouvelle facture fournisseur arrive ?
Oui. Dès qu'une nouvelle facture fournisseur est récupérée via Pennylane, vous recevez automatiquement un email vous en informant : nom du fournisseur, montant TTC, numéro de facture et date d'échéance, avec un lien direct vers Mes dépenses.
C'est une notification transactionnelle : elle vous est envoyée même si vous vous êtes désabonné(e) des emails de conseils, car vous devez être au courant d'une dépense à régler. Vous ne recevez qu'un seul email par facture — aucun doublon, même si la facture est détectée à la fois par la synchronisation et par Pennylane.
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Comment voir toutes les factures d'un même fournisseur ?
Dans Mes dépenses, touchez « Par fournisseur » en haut de la liste : une ligne par fournisseur, avec le nombre de dépenses et leur total ; touchez-la pour la déplier, ou « Fiche » pour ouvrir la fiche du fournisseur (totaux de l'année et de l'année précédente, abonnements, historique).
Vous n'avez rien à créer : un fournisseur existe dès qu'une dépense porte son nom, et les variantes d'écriture sont reconnues (« E.D.F », « EDF SA » et « edf » ne font qu'un). Le crayon à côté du nom permet de le renommer.
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Un même fournisseur apparaît sous deux noms, comment les regrouper ?
Ouvrez la fiche de l'un des deux. Quand deux noms se ressemblent (« Free » et « Free Mobile »), la fiche vous pose directement la question : « Oui, regrouper » ou « Non ». Sinon, en bas de la fiche, « Même fournisseur sous un autre nom ? » : choisissez l'autre nom puis « Regrouper ici ». Leurs factures s'affichent alors ensemble. Erreur ? La petite croix sur le nom regroupé les sépare à nouveau, sans rien perdre.
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À quoi sert un abonnement et le n° client ou de contrat ?
Un abonnement regroupe les factures d'un même service : votre box, votre assurance professionnelle, la location du cabinet… Créez-le depuis la fiche du fournisseur (« Ajouter un abonnement ») : un nom, le n° client ou de contrat, le rythme (tous les mois, une fois par an…) et la catégorie.
Le n° client ou de contrat figure en haut de chaque facture et, contrairement au n° de facture, il ne change pas d'un mois à l'autre : c'est lui qui permet de retrouver toutes les factures d'un même service (tapez-le dans la recherche de Mes dépenses). Chez un fournisseur qui vous facture plusieurs choses (une box et un forfait mobile), créez un abonnement pour chacune. Les abonnements sont inclus à partir d'Essor ; la liste par fournisseur, la fiche et le regroupement des noms sont inclus dans toutes les formules.
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Comment rattacher mes factures à un abonnement ?
L'application vous le propose, elle ne le fait jamais à votre place. Dans le détail d'une facture, le bloc « Abonnement » demande : cette facture fait-elle partie de l'abonnement « … » ? — Oui ou Non.
Dans la fiche du fournisseur, chaque facture proposée a un bouton « Rattacher », et « Tout rattacher » les accepte d'un coup. Une facture d'un montant très différent (le forfait mobile à 9,99 € à côté de la box à 45 €) n'est pas proposée pour un abonnement qui a déjà des factures. « Détacher de cet abonnement » annule un rattachement ; supprimer un abonnement conserve ses factures.
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Que veulent dire « Il manque une facture » et « Le prix a augmenté » ?
Ce sont les alertes de l'encart « À surveiller », en haut de Mes dépenses (touchez-en une pour ouvrir le fournisseur).
« Il manque une facture » : d'après le rythme de l'abonnement, une facture aurait dû arriver et ce n'est toujours pas le cas 20 jours après la date attendue — récupérez-la dans votre espace client chez le fournisseur, c'est exactement le justificatif que votre comptable vous demandera en fin d'année. « Le prix a augmenté » : la dernière facture est au moins 5 % plus chère que la précédente, l'occasion de vérifier votre contrat. Un abonnement arrêté ? Cochez « Abonnement terminé » dans sa fiche : plus aucune facture ne sera attendue. Ces alertes sont incluses à partir de Sérénité.
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Comment saisir plus vite une facture qui revient chaque mois ?
En tapant le fournisseur, la saisie vous propose les noms déjà connus et reprend la catégorie, le montant et l'abonnement de sa dernière facture (sans écraser ce que vous avez déjà tapé).
Commencez par le justificatif : sur téléphone, « Prendre en photo » ouvre directement l'appareil photo ; sur ordinateur, glissez le fichier dans la zone. Depuis une facture saisie à la main, « Saisir la suivante (comme celle-ci) » rouvre la saisie pré-remplie à la date du jour ; depuis la fiche du fournisseur, « Ajouter une facture » fait de même. À partir de Sérénité, ajoutez simplement le justificatif (PDF ou photo prise avec votre téléphone) : fournisseur, date, montant, n° de facture et catégorie se remplissent tout seuls, et si le n° client lu correspond à un abonnement, la facture y est rattachée. Vérifiez toujours avant d'enregistrer.
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Comment transmettre mes dépenses à mon comptable ?
Choisissez la période avec l'icône calendrier en haut de Mes dépenses (par défaut celle de votre déclaration : ce trimestre ou ce mois-ci ; aussi l'an dernier, tout l'historique…), puis « Exporter » (encart « Pour votre comptable », ou menu ⋯).
Vous obtenez deux fichiers : un tableau qui s'ouvre tel quel dans Excel (date, fournisseur, catégorie, poste, abonnement et n° client, n° de facture, montant, provenance, statut, justificatif) et une archive ZIP de tous les justificatifs que vous avez joints, chacun nommé par sa date, son fournisseur et son montant, comme dans le tableau. Les factures reçues de Pennylane gardent leur lien dans le tableau.
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Combien je dépense, et pour quoi ?
L'écran d'accueil de Mes dépenses répond à cette question pour la période choisie : le total, les dépenses mois par mois, la répartition « Pour quoi » (local, matériel, logiciels, déplacements, formation…) et « À qui » (vos principaux fournisseurs, touchez-en un pour ouvrir sa fiche).
Les factures reçues de Pennylane apparaissent en « À classer » tant qu'elles ne sont pas rattachées à un abonnement : rattachez-les, elles prennent la catégorie de l'abonnement.
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Comment corriger ou supprimer une dépense que j'ai saisie ?
Touchez-la dans la liste : son justificatif s'affiche directement (photo, ou PDF sur ordinateur ; « Ouvrir en grand » pour le voir en plein écran). Puis « Modifier » : la saisie se rouvre avec tout rempli, vous pouvez aussi y ajouter ou remplacer le justificatif.
« Supprimer » la retire tout de suite, avec quelques secondes pour « Annuler » si vous vous êtes trompé(e). Les factures reçues de Pennylane se corrigent dans Pennylane ; les commissions SumUp se mettent à jour toutes seules.
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J'ai payé une dépense en espèces avec ma caisse : dois-je la saisir deux fois ?
Non. Dans Ma trésorerie → Ma caisse, enregistrez une sortie avec le motif « Dépense payée en espèces » et indiquez à qui vous avez payé : la case « L'ajouter aussi à Mes dépenses » (cochée d'office) crée la dépense, marquée « Payée en espèces ». Le message de confirmation propose de joindre la photo du ticket.
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Mes dépenses réduisent-elles mes cotisations ou mon impôt ?
Cela dépend de votre régime. En auto-entrepreneur, vos cotisations Urssaf et votre impôt sont calculés sur votre chiffre d'affaires : vos dépenses ne se déduisent pas, et le barème kilométrique des notes de frais ne s'applique pas non plus.
Les suivre sert à savoir ce que vous gagnez vraiment, à garder vos justificatifs en ordre et à voir, le jour venu, si un autre régime vous conviendrait mieux. Au régime réel, vos dépenses professionnelles diminuent votre bénéfice imposable : gardez un justificatif pour chacune et transmettez l'export à votre comptable.
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Quelle différence entre « Je conteste » et « Signaler un désaccord » ?
« Je conteste cette facture » suspend le paiement dans SerenGest : la facture sort de vos « à payer », rien n'est envoyé au fournisseur ; réglez le désaccord avec lui, puis marquez-la payée ou levez la contestation. « Signaler un désaccord » et « Refuser » n'apparaissent que pour une facture électronique : votre réponse est alors transmise au fournisseur. Une facture en double ou annulée se classe sans suite.
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Paiements en ligne
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Comment activer les paiements par carte ?
Rendez-vous sur Mes encaissements et suivez l'activation Stripe Connect (environ 2 minutes, formulaire pré-rempli avec vos infos espace).
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Comment envoyer un lien de paiement à un client ?
Une fois Stripe activé, ouvrez une facture dans Mon espace : la section « Lien de paiement en ligne » génère une URL sécurisée à envoyer par email ou SMS. Et quand vous envoyez la facture par email, si un lien de paiement a été généré et que la facture n'est pas encore réglée, un bouton « Payer en ligne » est automatiquement ajouté à l'email (en plus du PDF Factur-X joint) — pour être réglé plus vite.
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Suis-je prévenu quand un client paie ?
Oui. Dès qu'un paiement aboutit, la facture passe en « payée » et vous recevez un email de notification. Le détail est consultable dans Mes encaissements.
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J'ai un lecteur SumUp : comment encaisser sans retaper le montant ?
Activez l'option dans Mes réglages → Intégrations → SumUp (aucun compte à connecter). Ensuite, sur votre téléphone, dans la fenêtre Encaisser, choisissez CB puis « Encaisser … avec SumUp » : l'app SumUp s'ouvre avec le montant déjà saisi.
Une fois le paiement accepté, revenez dans SerenGest : le cours se clôture toute seule et la référence de la transaction SumUp est conservée. Il faut que l'app SumUp soit installée et connectée sur le téléphone, avec votre lecteur appairé. Sur iPhone, le retour peut s'ouvrir dans Safari avec le message « Paiement accepté » : revenez simplement dans SerenGest. Les frais SumUp sont une dépense : votre chiffre d'affaires reste le montant payé par votre élève.
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Pourquoi relier mon compte SumUp à SerenGest ?
C'est facultatif mais recommandé. Dans Mes réglages → Intégrations → SumUp, cliquez sur « Relier mon compte SumUp » et autorisez l'accès chez SumUp (lecture seule : SerenGest ne peut ni encaisser ni rembourser à votre place).
Ensuite, chaque paiement fait avec « Encaisser avec SumUp » est vérifié auprès de SumUp : le montant réellement payé est repris, et un paiement que SumUp ne confirme pas (refusé, annulé ou remboursé) n'est pas encaissé. Si votre identifiant SumUp donne accès à plusieurs comptes (entreprise individuelle, société, compte de test), choisissez dans la liste « Compte SumUp qui reçoit vos paiements » celui qui est connecté dans l'app SumUp de votre téléphone. Vous pouvez délier votre compte à tout moment depuis la même carte.
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J'ai encaissé directement dans l'app SumUp, sans passer par SerenGest : que faire ?
Rien à ressaisir si votre compte SumUp est relié. Toutes les heures, SerenGest récupère vos paiements SumUp ; ceux qui ne sont encore rattachés à rien apparaissent dans Mes revenus → À vérifier → Paiements SumUp.
SerenGest vous propose les cours non réglées du même jour ou du même montant : choisissez la bonne, la fenêtre Encaisser s'ouvre, prête à clôturer (payé par SumUp). Si ce paiement ne correspond à rien dans votre agenda (vente d'un produit, bon cadeau), facturez la vente depuis Mes revenus puis écartez le paiement avec le bouton « Ce n'est pas… » placé sous lui. Pour ne pas attendre l'heure suivante : « Synchroniser maintenant » sur la carte SumUp.
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Où retrouver les commissions prélevées par SumUp ?
Dans Mes dépenses, automatiquement, dès que votre compte SumUp est relié : une ligne « SumUp » par jour de virement, catégorie Frais bancaires / Commissions, avec le nombre de paiements concernés. Ces lignes se mettent à jour toutes seules (rien à saisir, et elles ne se modifient pas à la main). Elles n'entrent pas dans votre chiffre d'affaires, qui reste le montant payé par votre élève.
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Identité visuelle
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Comment ajouter mon logo sur mes factures ?
Sur Mon identité visuelle, importez votre logo (PNG, JPG ou SVG) et choisissez sa position. L'aperçu se met à jour en direct.
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Puis-je changer les couleurs et la police de mes factures ?
Oui, depuis Mon identité visuelle : couleur principale, couleur secondaire et police parmi six familles. Les réglages s'appliquent aux factures HTML et PDF.
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Les e-mails envoyés à mes élèves reprennent-ils mes couleurs ?
Oui. Tous les e-mails que vos élèves reçoivent de votre part (devis, factures, rappels, confirmations de réservation et d'inscription, paiement reçu, messages de votre espace élève) portent votre couleur principale et votre logo, réglés dans Mon identité visuelle, ainsi que votre nom.
Une couleur très claire est légèrement assombrie dans les e-mails pour que les boutons restent lisibles. Sans identité visuelle, les e-mails gardent la charte SerenGest.
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Quelle différence entre le slogan et mon titre professionnel ?
Sous votre nom, la facture affiche deux lignes distinctes : le slogan (facultatif, en italique), une phrase d'accroche réglée dans Mon identité visuelle ; puis votre titre professionnel (ex. « Praticienne en shiatsu »), réglé dans Mon profil (champ « Titre / Profession »). N'écrivez pas votre titre dans le slogan : il apparaîtrait deux fois. L'aperçu de Mon identité visuelle montre les deux lignes.
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Mentions légales sur les factures
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Deux champs distincts contrôlent les mentions affichées en bas de vos factures. Vérifiez bien dans quel champ écrire — les obligations légales ne vont pas dans le pied de page de communication.
Quelle différence entre « Mentions légales / Notes facture » et « Pied de page personnalisé » ?
Mentions légales (dans Mon profil → Facturation) : informations fiscales et réglementaires obligatoires (TVA, pénalités de retard, dispense RCS). Affichées en italique gris dans le bloc « mentions légales » du PDF.
Pied de page personnalisé (dans Mon identité visuelle) : mentions de communication libres (appartenance à une fédération, assurance). C'est de la charte, pas du légal. Un petit mot de remerciement (« Merci de votre confiance. ») est déjà ajouté automatiquement par SerenGest, pas besoin de le dupliquer ici.
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Quelles mentions sont obligatoires sur toutes mes factures ?
Les informations générées automatiquement par SerenGest : n° de facture, date d'émission, date de prestation, identité du vendeur (raison sociale, adresse), identité de l'acheteur, désignation (libellé de votre prestation, à jour de votre catalogue), prix unitaire HT, montant total HT et TTC.
Le SIRET, l'APE et le reste de votre immatriculation (forme juridique, RCS, n° TVA, capital) sont regroupés en petit texte en bas de page, avec un rappel de votre raison sociale. Vous n'avez rien à saisir manuellement pour ces éléments.
Si vous avez renseigné un IBAN/BIC (Mon profil → Facturation), un encadré « Mode de paiement » les affiche clairement au-dessus du pied de page — pour que vos clients les retrouvent facilement.
Vous êtes non assujetti à la TVA (Franchise en base) ?
SerenGest adapte automatiquement vos documents : les montants HT et TTC deviennent identiques et la mention légale obligatoire « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est automatiquement ajoutée en bas de vos factures.
Si vous avez renseigné un IBAN/BIC (Mon profil → Facturation), un encadré « Mode de paiement » les affiche clairement au-dessus du pied de page — pour que vos clients les retrouvent facilement.
Vous êtes non assujetti à la TVA (Franchise en base) ?
SerenGest adapte automatiquement vos documents : les montants HT et TTC deviennent identiques et la mention légale obligatoire « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est automatiquement ajoutée en bas de vos factures.
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Suis-je obligé d'écrire « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ?
Oui, si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (cas par défaut en micro-entreprise). C'est une mention obligatoire (art. 293 B du CGI). Bonne nouvelle : si votre taux de TVA est à 0 % et que la mention manque à vos notes, SerenGest l'ajoute automatiquement à vos factures.
Si votre activité est exonérée (profession de santé réglementée, formation, cours particuliers), c'est une autre mention : voir la question suivante. Vous pouvez la personnaliser via le bouton « Mentions modèles » en bas du champ.
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Je suis ostéopathe, psychologue ou formateur : franchise ou exonération de TVA ?
Probablement exonération, et ce n'est pas la même chose. La franchise (art. 293 B) dispense de TVA tant que votre chiffre d'affaires reste sous un seuil ; au-delà, vous facturez la TVA.
L'exonération vient de votre activité : les actes d'une profession de santé réglementée (ostéopathe, psychologue, psychothérapeute titré, kiné, infirmier, sage-femme, diététicien), la formation professionnelle continue déclarée et les cours particuliers sont hors TVA quel que soit votre chiffre d'affaires. La mention change : « Exonération de TVA, art. 261-4-1° du CGI » pour la santé, par exemple. Indiquez votre cas dans Mon profil → Facturation, rubrique « Pourquoi vos factures sont sans TVA ? » : SerenGest imprime la bonne mention et ne vous alerte plus sur le seuil de franchise. Naturopathes, sophrologues et praticiens bien-être restent en franchise. Une activité annexe non exonérée (ateliers bien-être, vente de produits) reste en franchise : en cas de doute, posez la question à votre service des impôts.
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Suis-je obligé de mentionner les pénalités de retard ?
Oui pour toute facture entre professionnels (B2B) — c'est imposé par l'article L441-10 du Code de commerce. La mention doit indiquer : (1) le taux des pénalités de retard, et (2) l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Pour les particuliers, c'est facultatif mais recommandé. Utilisez le bouton « Pénalités B2B » dans Mon profil → Facturation.
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C'est quoi la dispense RCS ?
Si vous êtes en profession libérale (shiatsu, sophrologie, énergétique…) vous n'êtes pas immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés. Pour éviter toute confusion avec un commerçant, la mention « Dispensé d'immatriculation au RCS et au répertoire des métiers » est recommandée. Pas obligatoire mais clarifie votre statut.
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Et la mention « Membre d'une AGA » ?
Si vous êtes adhérent d'une association de gestion agréée (AGA) ou d'un OGA, vous bénéficiez d'avantages fiscaux. La mention « Membre d'une association agréée — le règlement par chèque est accepté » rassure le client et vous identifie comme adhérent. Disponible dans les modèles.
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Dois-je indiquer mon assurance professionnelle ?
Obligatoire pour certains métiers (santé, conseil financier, immobilier). Recommandé pour tous les praticiens du bien-être : ça rassure vos clients. À mettre dans le pied de page personnalisé (charte) avec le nom de l'assureur, le n° de police et la zone géographique couverte.
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Et le médiateur de la consommation ?
Depuis 2016, tout pro vendant à des particuliers doit adhérer à un dispositif de médiation et l'indiquer. Mais cette mention va plutôt sur vos CGV / votre site web que sur la facture. Si vous tenez à la mettre sur la facture, utilisez le pied de page personnalisé.
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Que se passe-t-il si j'oublie une mention obligatoire ?
Sanctions possibles : amende fiscale de 15 € par mention oubliée (avec un plafond de 25 % du montant facturé) en cas de contrôle. Pour les pénalités de retard B2B, l'amende est plus lourde (jusqu'à 75 000 € pour une personne physique). En pratique, les contrôles sur les petites factures sont rares — mais les mentions standard sont disponibles en un clic, autant les ajouter.
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Application mobile & hors-ligne
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Comment installer SerenGest sur mon téléphone ou mon ordinateur ?
Sur Android et ordinateur, une bannière d'installation apparaît automatiquement en bas de l'écran. Sur iOS / iPhone, un guide étape par étape s'affiche à votre première visite : appuyez sur le bouton Partager de Safari puis « Sur l'écran d'accueil ». Vous pouvez aussi déclencher l'installation depuis la carte « Installer l'app » sur Mon espace.
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L'application fonctionne-t-elle sans connexion internet ?
Oui. En mode hors-ligne, vous consultez vos clients et rendez-vous récents. Les modifications effectuées sans connexion sont placées en file d'attente et synchronisées automatiquement au retour du réseau (Background Sync).
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Que faire si l'application semble bloquée ou ne se met pas à jour ?
Rendez-vous dans Mes réglages → Avancé et cliquez sur « Réinitialisation complète ». Cette action vide les caches du service worker, la base de données hors-ligne et les préférences locales, puis recharge l'application proprement.
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Comment savoir si une mise à jour est disponible ?
Un toast de notification apparaît automatiquement en bas de l'écran dès qu'une nouvelle version est disponible. Cliquez sur « Actualiser » pour l'appliquer immédiatement.
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Comment suivre les nouveautés de SerenGest ?
Dans Actualités (menu principal). Chaque nouveauté y est expliquée en quelques lignes, avec un bouton pour l'essayer tout de suite. Seul ce qui concerne votre métier s'affiche ; une nouveauté hors de votre formule indique à partir de quelle formule elle est disponible.
Une pastille vous prévient quand un article paraît : elle disparaît une fois l'article ouvert. Les annonces de vos partenaires (associations) sont dans le même fil, avec un filtre pour les séparer.
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Abonnements et formules
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Quelles sont les formules disponibles ?
SerenGest propose 4 formules adaptées à votre niveau d'activité :
🌱 Démarrage (gratuit) — 10 séances facturables par mois. Idéal pour découvrir l'outil.
🌱 Démarrage (gratuit) — 10 séances facturables par mois. Idéal pour découvrir l'outil.
Inclut : gestion des clients, planification, facturation PDF, votre page publique dans l'annuaire, et la reprise gratuite de vos données (import clients CSV, agenda ICS, Doctolib, Resalib, Henrri, MyAE, Indy, Pennylane).
⚡ Essor (19 €/mois) — 50 séances/mois. Pour les praticiens qui développent leur activité. Ajoute : SMS clients, application mobile hors-ligne, bilan/compte-rendu, trésorerie Urssaf, packs fidélité, sauvegarde Google Drive.
🌿 Sérénité (34 €/mois) — 100 séances/mois. Pour les praticiens établis. Ajoute : communication avancée, rapports & analytics, import PDF intelligent (IA), FacturX / e-facture, lien de paiement en ligne, trésorerie avancée.
💎 Plénitude (59 €/mois) — Séances illimitées. Pour les structures à forte activité. Inclut tout Sérénité + séances illimitées, multi-praticiens (prochainement), support prioritaire.
⚡ Essor (19 €/mois) — 50 séances/mois. Pour les praticiens qui développent leur activité. Ajoute : SMS clients, application mobile hors-ligne, bilan/compte-rendu, trésorerie Urssaf, packs fidélité, sauvegarde Google Drive.
🌿 Sérénité (34 €/mois) — 100 séances/mois. Pour les praticiens établis. Ajoute : communication avancée, rapports & analytics, import PDF intelligent (IA), FacturX / e-facture, lien de paiement en ligne, trésorerie avancée.
💎 Plénitude (59 €/mois) — Séances illimitées. Pour les structures à forte activité. Inclut tout Sérénité + séances illimitées, multi-praticiens (prochainement), support prioritaire.
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Comment passer à une formule supérieure ?
Depuis Mon abonnement, cliquez sur « Choisir » sous la formule souhaitée. Vous êtes redirigé vers Stripe (paiement sécurisé). Le changement est actif immédiatement. Résiliable à tout moment, sans engagement.
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Que se passe-t-il quand j'atteins mon quota mensuel ?
Une alerte s'affiche dans votre tableau de bord. Deux options :
Pack de crédits : chaque crédit = 1 facture supplémentaire. Pas d'expiration. Disponible en pack de 10 (4 €), 30 (9 €) ou 100 (24 €) crédits.
Mise à niveau : passez à la formule supérieure pour un quota mensuel plus large. Les crédits déjà achetés restent disponibles.
Pack de crédits : chaque crédit = 1 facture supplémentaire. Pas d'expiration. Disponible en pack de 10 (4 €), 30 (9 €) ou 100 (24 €) crédits.
Mise à niveau : passez à la formule supérieure pour un quota mensuel plus large. Les crédits déjà achetés restent disponibles.
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À quoi servent les crédits ?
Les crédits sont une soupape de sécurité pour les mois de forte activité. Quand votre quota mensuel est épuisé, chaque facture supplémentaire consomme 1 crédit. Le solde est visible sur votre tableau de bord (carte « Crédits restants »). L'historique complet est accessible en cliquant sur cette carte.
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Puis-je résilier à tout moment ?
Oui, sans engagement ni pénalité. Depuis Mon abonnement, cliquez sur « Résilier mon abonnement ». Votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée. Vos données (élèves, cours, factures) restent consultables pendant 6 mois après résiliation en mode lecture seule.
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Puis-je mettre mon abonnement en pause ?
Oui, si vous arrêtez votre activité quelque temps. Dans Mon abonnement, cliquez sur « Résilier mon abonnement » et indiquez « Je ne l'utilise plus assez » : SerenGest vous propose alors de mettre en pause plutôt que de résilier. Les prélèvements s'arrêtent aussitôt, votre compte et vos données restent accessibles. Pour reprendre, cliquez sur « Réactiver mon abonnement » au même endroit.
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Quelle est la différence entre « Trésorerie » et « Trésorerie avancée » ?
Dans toutes les formules : livre de recettes (export CSV), chiffre d'affaires par période, échéances de déclaration Urssaf, liste des encaissements par mode de paiement.
Trésorerie (Essor+) : la tenue de caisse — bordereau de remise de chèques, suivi de ce qui est déposé en banque ou encore en caisse, n° et banque de chaque chèque, livre de caisse pour les espèces.
Trésorerie avancée (Sérénité+) : graphiques recettes/dépenses, estimation des cotisations Urssaf, suivi des seuils (plafond micro, franchise TVA) avec alertes, catégorisation des dépenses, export comptable complet.
Trésorerie avancée (Sérénité+) : graphiques recettes/dépenses, estimation des cotisations Urssaf, suivi des seuils (plafond micro, franchise TVA) avec alertes, catégorisation des dépenses, export comptable complet.
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J'ai 30 jours de Sérénité offerts : que se passe-t-il ensuite ?
À l'inscription à la formule gratuite, toutes les fonctionnalités de Sérénité vous sont ouvertes pendant 30 jours, sans carte bancaire. Mon abonnement affiche la date de fin, et Mon suivi les jours restants ; un e-mail vous prévient 5 jours avant.
À la fin de l'essai, rien n'est prélevé : votre compte revient seul à la formule Démarrage. Vos élèves, votre agenda, vos factures et votre page publique restent là ; les rappels SMS, la réservation en ligne, les devis et les autres fonctionnalités payantes s'arrêtent. Pour les garder, choisissez une formule dans Mon abonnement, à tout moment.
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L'équipe SerenGest m'a offert une formule ou une fonctionnalité : comment ça marche ?
C'est actif tout de suite, sans rien à faire de votre côté. Mon abonnement affiche un encadré vert « Offert par l'équipe SerenGest » avec ce qui vous est offert et jusqu'à quand. Aucun prélèvement n'y est lié et aucune carte n'est demandée : à la date de fin, vous retrouvez simplement votre formule habituelle, et vos données restent intactes. Si vous voulez garder ces avantages, choisissez la formule qui les inclut sur la même page.
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J'ai un code partenaire, comment l'activer ?
Dans Mes réglages → Partenariat, saisissez votre code dans le champ prévu, ajoutez si vous le souhaitez votre numéro d'adhérent, puis cochez la case qui autorise l'organisation partenaire à vérifier votre adhésion : elle voit vos nom, prénom et numéro d'adhérent (ou, à défaut, votre SIRET), indique seulement si vous êtes éligible, et n'a accès ni à vos clients, ni à vos rendez-vous, ni à vos factures.
Une fois validé, les avantages partenaire (bonus de quota et/ou fonctionnalités supplémentaires) s'appliquent immédiatement à votre compte. Certains partenaires vous font aussi payer le tarif annuel en douze mensualités, sans engagement (par exemple Envol à 7,41 € par mois au lieu de 9,90 €) : la remise s'applique d'elle-même à votre abonnement mensuel, apparaît sur chaque facture et s'affiche dans Mon abonnement. Si vous quittez l'association, vous gardez ce tarif jusqu'à votre prochaine échéance.
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Mon compte
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Où relier mes outils (paiement par carte, agenda, comptabilité) ?
Dans Mes réglages → Intégrations. La page est rangée par besoin : Être payé, Mon agenda, Ma comptabilité, Mes documents. En haut, « Mes outils reliés » montre ce qui fonctionne déjà ; plus bas, « Ajouter un outil » propose le reste, avec une mention « Recommandé » quand c'est utile pour vous. Un clic ouvre un panneau qui vous guide pas à pas. Tout s'enregistre automatiquement, et tout est facultatif : SerenGest fonctionne très bien sans.
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Comment changer mon mot de passe ?
Dans Mon profil, section « Mot de passe » : saisissez votre mot de passe actuel puis le nouveau. Vous restez connecté(e) après le changement.
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Comment changer de formule d'abonnement ?
Depuis Mon abonnement, vous pouvez passer à une formule supérieure ou résilier à tout moment, sans engagement.
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Comment gérer les emails que je reçois de SerenGest ?
Dans Mes réglages → Emails : vous y consultez l'historique des envois et pouvez vous désabonner des emails de conseils (les notifications de paiement restent actives).
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Statut auto-entrepreneur & Urssaf
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Votre guide pratique : quelles sont vos obligations d'auto-entrepreneur, où les gérer dans SerenGest et où trouver l'information officielle.
Quelles sont mes obligations d'auto-entrepreneur, et où les gérer ?
Voici l'essentiel de vos obligations et l'endroit où les traiter :
• Facturer conformément — numérotation continue, mentions légales (SIRET, « EI » pour l'entrepreneur individuel, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »), format Factur-X.
• Facturer conformément — numérotation continue, mentions légales (SIRET, « EI » pour l'entrepreneur individuel, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »), format Factur-X.
→ panneau Facturation de Mon espace : SerenGest applique ces mentions automatiquement.
• Tenir un livre de recettes — chronologique, avec le mode d'encaissement de chaque recette. → Ma trésorerie, bouton « CSV (année) ».
• Déclarer votre chiffre d'affaires à l'Urssaf — chaque mois ou chaque trimestre, même en l'absence de recettes (déclaration à zéro). → Ma trésorerie calcule vos montants par trimestre et vous rappelle les échéances ; report sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
• Payer vos cotisations sociales — prélevées par l'Urssaf en pourcentage du CA déclaré.
• Surveiller vos seuils — plafond micro-entreprise et franchise de TVA. → Ma trésorerie vous alerte automatiquement à l'approche de chaque seuil.
• Ouvrir un compte bancaire dédié — obligatoire si votre CA dépasse 10 000 € deux années civiles consécutives. → rappel automatique dans Ma trésorerie.
• Assurance responsabilité civile professionnelle — vivement recommandée, et obligatoire pour certaines activités réglementées.
• Conserver vos pièces — factures et justificatifs pendant 10 ans.
Où trouver l'information officielle : Urssaf auto-entrepreneur, Guichet unique INPI, impots.gouv.fr, Service-Public.fr. Récapitulatif complet sur notre page Le statut auto-entrepreneur.
• Tenir un livre de recettes — chronologique, avec le mode d'encaissement de chaque recette. → Ma trésorerie, bouton « CSV (année) ».
• Déclarer votre chiffre d'affaires à l'Urssaf — chaque mois ou chaque trimestre, même en l'absence de recettes (déclaration à zéro). → Ma trésorerie calcule vos montants par trimestre et vous rappelle les échéances ; report sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
• Payer vos cotisations sociales — prélevées par l'Urssaf en pourcentage du CA déclaré.
• Surveiller vos seuils — plafond micro-entreprise et franchise de TVA. → Ma trésorerie vous alerte automatiquement à l'approche de chaque seuil.
• Ouvrir un compte bancaire dédié — obligatoire si votre CA dépasse 10 000 € deux années civiles consécutives. → rappel automatique dans Ma trésorerie.
• Assurance responsabilité civile professionnelle — vivement recommandée, et obligatoire pour certaines activités réglementées.
• Conserver vos pièces — factures et justificatifs pendant 10 ans.
Où trouver l'information officielle : Urssaf auto-entrepreneur, Guichet unique INPI, impots.gouv.fr, Service-Public.fr. Récapitulatif complet sur notre page Le statut auto-entrepreneur.
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J'ai dépassé le seuil de franchise de TVA : que dois-je faire ?
Vos factures doivent porter la TVA : à partir du 1er janvier suivant si vous avez dépassé le seuil de franchise, et dès le jour du dépassement si vous avez dépassé le seuil majoré.
SerenGest vous prévient par e-mail (à l'approche du seuil, à son dépassement, au dépassement du seuil majoré), affiche un avertissement dans la fenêtre « Encaisser » et dans la fenêtre de facture, et vous guide dans Ma trésorerie avec le parcours « Passer à la TVA » : (1) votre numéro de TVA intracommunautaire, à demander à votre service des impôts des entreprises depuis la messagerie de votre espace professionnel sur impots.gouv.fr ; (2) la date à partir de laquelle facturer la TVA ; (3) vos prix : les garder (votre client paie pareil, vous gardez un peu moins ; vos prix du catalogue étant hors taxe, il faut alors les baisser) ou ajouter la TVA (votre client paie plus) ; (4) l'activation, qui ajoute la TVA à chaque nouvelle facture. Rien ne bascule sans vous. SerenGest ne fait pas vos déclarations de TVA : votre service des impôts vous indique lesquelles déposer. Les seuils (depuis 2025) : 37 500 € pour les prestations de services (seuil majoré 41 250 €), 85 000 € pour les ventes (seuil majoré 93 500 €) ; si vous vendez aussi des produits, le seuil des ventes se calcule sur tout votre chiffre d'affaires. Votre chiffre d'affaires déclaré à l'Urssaf reste hors TVA, SerenGest le calcule ainsi. Activité exonérée (ostéopathe, psychologue…) : vos actes ne sont pas concernés ; seules vos ventes de produits peuvent passer à la TVA, et le parcours les active à part.
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Suis-je obligé(e) de payer des cotisations à l'Urssaf ?
Oui. Le paiement des cotisations sociales est obligatoire dès qu'un chiffre d'affaires est réalisé (articles L. 613-1 et suivants du Code de la sécurité sociale).
Elles financent votre protection sociale : maladie-maternité, indemnités journalières, retraite de base et complémentaire, invalidité-décès, allocations familiales, CSG/CRDS et formation professionnelle. Le détail complet est sur notre page Le statut auto-entrepreneur ou sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
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À quoi servent mes cotisations ?
Vos cotisations financent votre protection sociale personnelle d'indépendant : remboursement des soins, indemnités en cas d'arrêt de travail (sous conditions), droits à la retraite proportionnels à votre CA, pension d'invalidité, capital décès, allocations familiales et droit à la formation continue. Voir la page officielle Urssaf : À quoi servent les cotisations.
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Comment déclarer mon CA avec SerenGest ?
Depuis Ma trésorerie, SerenGest calcule votre chiffre d'affaires par trimestre, estime vos cotisations et vous rappelle chaque échéance Urssaf. Vos montants sont prêts à reporter, sans ressaisie ni calcul manuel, sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
Prochainement : la télétransmission directe de votre déclaration via l'API Tierce Déclaration Auto-Entrepreneur (TDAE) de l'Urssaf. Rappel : même en l'absence de recettes, la déclaration à zéro est obligatoire.
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Suis-je salarié(e) de mes clients ?
Non. L'auto-entrepreneur est un travailleur indépendant. Il n'existe aucun lien de subordination avec vos clients : pas de contrat de travail, pas de durée légale, pas de congés payés, pas d'assurance chômage automatique. Le cadre est celui du droit commercial et de la consommation. Pour comprendre votre statut juridique, consultez notre page Le statut auto-entrepreneur ou Service-Public.fr.
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Où trouver l'essentiel sur le statut d'auto-entrepreneur ?
Notre page Le statut auto-entrepreneur regroupe les éléments essentiels : création du statut, plafonds 2026, cotisations, droit du travail, liens officiels. Pour aller plus loin, le portail officiel : L'essentiel du statut — autoentrepreneur.urssaf.fr.
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Je déclare mon CA tous les mois, pas tous les trimestres : comment le configurer ?
Dans Mon profil → Urssaf, choisissez « Mensuelle » comme fréquence de déclaration. Ma trésorerie affiche alors votre CA et vos échéances mois par mois (dernier jour du mois suivant) au lieu de trimestre par trimestre. Attention : ce réglage pilote uniquement l'affichage dans SerenGest — auprès de l'Urssaf, un changement réel de périodicité n'est effectif qu'à partir du 1er janvier suivant votre demande, pas rétroactivement.
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Je suis en SASU/SARL (ou en EI/profession libérale au régime réel) : pourquoi Ma trésorerie n'affiche plus le suivi Urssaf ?
La déclaration de chiffre d'affaires trimestrielle ou mensuelle à l'Urssaf est propre au régime micro-social de l'auto-entrepreneur.
En société (SASU, SARL, EURL…), vous relevez de l'impôt sur les sociétés et d'une rémunération de dirigeant (assimilé-salarié ou TNS selon la forme) ; en EI ou profession libérale au régime réel, vos cotisations se calculent sur votre bénéfice réel, pas sur un pourcentage de CA déclaré chaque mois/trimestre. Ces chiffres n'auraient donc pas de sens pour votre situation : SerenGest les masque et vous renvoie vers votre expert-comptable. Votre livre de recettes reste disponible et exportable dans tous les cas. Votre forme juridique se règle dans Mon profil → Légal.
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Déclarer mon chiffre d'affaires à l'Urssaf
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Quoi déclarer, quand, et où trouver le montant. Ce suivi est gratuit sur toutes les formules — c'est une obligation légale, pas une option.
Quand dois-je déclarer mon chiffre d'affaires ?
Cela dépend de la périodicité choisie auprès de l'Urssaf.
• Trimestrielle (le plus courant) : quatre échéances par an — 30 avril (T1), 31 juillet (T2), 31 octobre (T3) et 31 janvier de l'année suivante (T4).
• Mensuelle : le dernier jour du mois suivant (le chiffre d'affaires de mars se déclare avant le 30 avril).
Ma trésorerie affiche votre montant et l'échéance de chaque période, dans la périodicité que vous avez indiquée.
• Trimestrielle (le plus courant) : quatre échéances par an — 30 avril (T1), 31 juillet (T2), 31 octobre (T3) et 31 janvier de l'année suivante (T4).
• Mensuelle : le dernier jour du mois suivant (le chiffre d'affaires de mars se déclare avant le 30 avril).
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Je viens de créer mon auto-entreprise : quand est ma première déclaration ?
Pas tout de suite. L'Urssaf laisse passer un délai d'au moins 90 jours après le début d'activité, le temps que votre affiliation soit finalisée.
• En trimestriel : une activité démarrée entre le 1er janvier et le 31 mars ouvre son échéance début avril, exigible le 31 juillet.
• En trimestriel : une activité démarrée entre le 1er janvier et le 31 mars ouvre son échéance début avril, exigible le 31 juillet.
Même logique pour les trimestres suivants (début juillet → exigible 31 octobre, etc.).
• En mensuel : une activité démarrée en janvier ouvre son échéance début février, exigible le 31 mai — le décalage est le même pour chaque mois de démarrage.
D'ici là, continuez simplement à enregistrer vos encaissements : le montant à déclarer se construit tout seul.
SerenGest vous annonce cette date directement dans Ma trésorerie, dès que votre date de début d'activité est renseignée — elle se pré-remplit depuis le registre Sirene quand vous rapprochez votre SIRET, et reste corrigeable dans Mon profil → Urssaf. La date exacte figure aussi sur votre notification d'affiliation et sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
• En mensuel : une activité démarrée en janvier ouvre son échéance début février, exigible le 31 mai — le décalage est le même pour chaque mois de démarrage.
D'ici là, continuez simplement à enregistrer vos encaissements : le montant à déclarer se construit tout seul.
SerenGest vous annonce cette date directement dans Ma trésorerie, dès que votre date de début d'activité est renseignée — elle se pré-remplit depuis le registre Sirene quand vous rapprochez votre SIRET, et reste corrigeable dans Mon profil → Urssaf. La date exacte figure aussi sur votre notification d'affiliation et sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
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Je n'ai rien encaissé cette période : dois-je quand même déclarer ?
Oui. Une déclaration à 0 € reste obligatoire, même sans la moindre recette. C'est l'oubli le plus fréquent en début d'activité, et l'absence de déclaration expose à une pénalité forfaitaire — alors que la déclaration à zéro prend quelques secondes.
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Où trouver le montant exact à déclarer ?
Dans Ma trésorerie, rubrique « Votre socle légal » : chiffre d'affaires de l'année, montant par période et échéance correspondante. Ce bloc est accessible sur toutes les formules, y compris Démarrage : vos obligations légales ne sont jamais derrière un abonnement.
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Je déclare ce que j'ai encaissé, ou ce que j'ai facturé ?
Ce que vous avez réellement encaissé sur la période. C'est le principe du régime auto-entrepreneur : une facture émise mais non réglée ne se déclare pas tant que l'argent n'est pas arrivé ; elle se déclarera sur la période de son encaissement. SerenGest calcule votre montant à partir de vos encaissements, pas de vos factures émises.
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Les règlements en CESU comptent-ils dans le montant à déclarer ?
Non. La part réglée en CESU est déjà déclarée et cotisée par ce biais : la recotiser reviendrait à payer deux fois. Dès qu'un règlement est marqué « CESU » dans SerenGest, le montant correspondant est automatiquement exclu du chiffre d'affaires à déclarer — vous n'avez aucun retraitement à faire.
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Dois-je déclarer les centimes ?
Non, l'Urssaf attend des montants entiers. La règle d'arrondi est celle de l'administration fiscale : au-dessus ou à partir de 50 centimes on arrondit à l'euro supérieur (1 458,50 € devient 1 459 €), en dessous à l'euro inférieur (2 365,47 € devient 2 365 €).
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Je me suis trompé(e) dans un montant déjà déclaré : puis-je corriger ?
Oui, tant que la période de déclaration est encore ouverte : sur votre compte autoentrepreneur.urssaf.fr ou l'application mobile Urssaf, vous pouvez modifier ou compléter votre chiffre d'affaires jusqu'à la fin de la période — la nouvelle déclaration remplace la précédente. Une fois la période close, contactez directement votre Urssaf depuis votre espace en ligne.
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J'ai oublié une déclaration : que se passe-t-il ?
Ce n'est pas irrattrapable. L'Urssaf applique une majoration pour déclaration tardive, généralement modeste sur un premier retard, et la déclaration reste possible depuis votre compte en ligne. Pour éviter que cela se reproduise, SerenGest vous envoie un rappel un mois avant l'échéance, une relance une semaine avant et un dernier le jour même, avec le montant à déclarer. Vous pouvez les couper dans Mon profil → Urssaf.
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Où et quand payer mes cotisations ?
Le paiement se fait sur votre compte autoentrepreneur.urssaf.fr (télépaiement ou carte bancaire), au plus tard à la date d'exigibilité de la période. Le montant est calculé par l'Urssaf en pourcentage du chiffre d'affaires déclaré, selon votre activité. À partir de la formule Sérénité, Ma trésorerie affiche en plus une estimation de ces cotisations pour vous aider à les provisionner — seule l'Urssaf calcule le montant exact.
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Mensuelle ou trimestrielle : comment choisir ma périodicité ?
La périodicité trimestrielle est le choix par défaut et suffit à la plupart des praticiens ; la mensuelle lisse la trésorerie en étalant les paiements. Le changement se demande à l'Urssaf et n'est effectif qu'à partir du 1er janvier suivant, jamais en cours d'année. Côté SerenGest, indiquez votre périodicité dans Mon profil → Urssaf pour que les échéances affichées correspondent à votre situation.
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Ma page publique & l'annuaire
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Votre page publique et l'annuaire sont inclus dans toutes les formules. Avec la formule Démarrage, votre page s'affiche d'office dès que votre nom, votre ville et votre métier sont renseignés ; avec une formule payante, une fois « Profil public » activé. La réservation en ligne et vos ateliers à venir s'y ajoutent dès Essor.
Qu'est-ce que ma page publique ?
Activez « Profil public » dans Mon profil → Profil public : vous obtenez une page personnelle à l'adresse
www.serengest.app/p/votre-identifiant, avec vos coordonnées et vos ateliers à venir. Partagez-la par lien ou QR code à vos élèves. Vos anciens liens en app.serengest.app/p/… (QR codes imprimés compris) continuent de fonctionner : ils redirigent vers la nouvelle adresse.
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Comment apparaître dans l'annuaire SerenGest ?
Dès que « Profil public » est activé, vous êtes listé sur l'annuaire (recherche par nom, spécialité, ville, code postal ou département). Votre carte y affiche votre logo, votre note à partir de 3 avis publiés, votre tarif de départ et la mention « Réservation en ligne ».
Chaque spécialité et chaque ville a sa propre page, que Google référence (par exemple « Sophrologue à Lyon »). Renseignez bien votre ville, votre métier et votre bio dans Mon profil : c'est ce qui vous fait apparaître sur ces pages et ce que Google affiche sous votre nom.
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Je ne veux pas apparaître dans l'annuaire. Comment faire ?
Décochez « Rendre mon profil public » dans Mon profil → Profil public puis enregistrez : votre page et votre fiche dans l'annuaire disparaissent aussitôt, et ne reviennent que si vous recochez la case. Avec la formule Démarrage, la page est affichée d'office dès que votre nom, votre ville et votre métier sont renseignés : c'est ce réglage qui l'empêche.
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Puis-je choisir l'adresse de ma page ?
Oui : dans Mon profil → Profil public, champ « Adresse de ma page ». Une adresse parlante (par exemple
sophrologue-marie-durand-lyon) aide Google et vos élèves à vous trouver ; SerenGest vous en propose une à partir de votre métier, de votre nom et de votre ville.
Lettres, chiffres et tirets, de 3 à 60 caractères ; une adresse déjà prise est refusée. L'ancienne adresse
/p/votre-identifiant mène automatiquement à la nouvelle : vos liens et vos QR codes déjà diffusés continuent de fonctionner.
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Comment rendre ma page plus visible ?
Le même écran affiche « Ma page est complète à X % » et la liste de ce qui manque, dans l'ordre où ça compte : ouvrir la réservation en ligne, indiquer votre ville et votre métier, rédiger une présentation d'au moins 150 caractères (c'est le texte que Google affiche sous votre nom), choisir une adresse parlante, ajouter votre logo et votre téléphone, relier votre fiche Google, activer la demande d'avis automatique et votre lien d'avis Google.
Chaque point vous mène à l'écran qui le règle. Juste en dessous, « Faire connaître ma page » rassemble le QR code à imprimer et l'adresse à copier : dans votre fiche Google comme lien de prise de rendez-vous, dans votre bio Instagram et dans votre signature d'e-mail.
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Comment personnaliser ma présentation ?
Le champ « Bio » de la section Profil public (800 caractères) s'affiche sur votre page et dans l'annuaire. Décrivez votre approche, vos spécialités et ce qui vous distingue.
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Ma page reprend-elle mes couleurs et mon logo ?
Votre couleur (définie dans Mon identité visuelle, les mêmes réglages que sur vos factures) habille les boutons et accents de votre page publique, et votre logo sert d'avatar dans l'en-tête central. Le tout petit bandeau en haut de page, lui, affiche le nom de l'application — SerenGest par défaut, ou celui de votre partenaire si vous êtes rattaché·e à un partenaire white-label — pas votre identité personnelle, déjà mise en avant juste en dessous.
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La réservation en ligne
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Vos élèves choisissent une prestation et un créneau depuis votre page publique. Disponible à partir de l'offre Essor.
Mes élèves peuvent-ils réserver directement en ligne ?
Oui, dès l'offre Essor. Activez la réservation dans Mes réglages → Réservation en ligne : vos horaires arrivent déjà pré-remplis (lundi-vendredi, 9h-12h et 14h-19h), vous décochez ce qui ne vous convient pas.
Votre élève choisit alors une prestation, un créneau et laisse ses coordonnées — sans créer de compte. Si vous préférez garder un service externe, l'URL de prise de cours renseignée dans Mon profil (Doctolib, Resalib…) prend le relais quand la réservation SerenGest n'est pas activée.
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Que se passe-t-il exactement quand un élève réserve ?
Trois choses, immédiatement : le cours est créé dans votre agenda, la fiche élève est créée (ou complétée si la personne existe déjà) et vous recevez un e-mail vous prévenant.
Le formulaire demande le prénom et le nom, puis e-mail ou téléphone (l'un des deux suffit, mais au moins un est obligatoire). Le rapprochement ne se fait jamais sur le seul e-mail — une boîte mail peut être partagée entre plusieurs personnes (couple, famille) — il croise nom, e-mail et téléphone : jamais de doublon pour une personne déjà connue, jamais deux personnes confondues sous une même fiche. De son côté, votre élève reçoit sa confirmation et son lien pour annuler en un clic par e-mail s'il en a laissé un, sinon par SMS ; son navigateur retient aussi ses coordonnées pour les préremplir la prochaine fois. C'est toute la différence avec un service de réservation externe : ici, la réservation alimente directement votre fichier, sans aucune ressaisie.
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Quelles prestations sont proposées à la réservation ?
Uniquement celles que vous avez cochées « Réservable en ligne » dans Mon catalogue. C'est une décision distincte de « visible publiquement » : afficher votre tarif de bilan n'oblige pas à laisser un inconnu bloquer 1h30 dans votre agenda. Une prestation « sans durée fixe » (forfait) ne peut pas être réservée — un créneau a besoin d'une durée.
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Comment éviter d'être réservé au dernier moment ou d'enchaîner sans pause ?
Quatre règles, dans Mes réglages → Réservation en ligne : le délai de prévenance (12 h par défaut) empêche qu'on vous réserve dans l'heure ; le battement (15 min par défaut) réserve du temps avant et après chaque cours ; le maximum par jour ferme la journée au-delà d'un certain nombre ; l'horizon limite jusqu'où on peut s'avancer.
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Puis-je exiger le paiement en ligne dès la réservation ?
Oui, à partir de l'offre Sérénité, si vous avez activé Stripe Connect. Dans Mes réglages → Réservation en ligne, un interrupteur « Exiger le paiement en ligne à la réservation » s'applique à toutes vos prestations réservables : une fois activé, votre élève règle le montant total de la prestation par carte avant que le {rdv} soit confirmé (pas d'acompte partiel).
Le {rdv} n'est confirmé — e-mail ou SMS envoyé — qu'une fois le paiement reçu ; s'il abandonne le paiement, le créneau reste réservé mais en attente, contactez-le pour finaliser. Une annulation ultérieure rembourse automatiquement la totalité via Stripe.
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Et si je ne veux pas imposer le paiement en ligne à tout le monde ?
Laissez l'interrupteur désactivé : dès que Stripe Connect est actif, un bouton « Payer en ligne » apparaît quand même sur la page de gestion du {rdv} et dans l'e-mail de confirmation, pour tout {rdv} pas encore réglé.
Votre élève peut alors régler en ligne s'il le souhaite, à n'importe quel moment avant le jour J — sans que ce soit imposé aux autres, qui règlent comme d'habitude au espace. Une fois réglé, il reçoit un e-mail dédié confirmant la bonne réception du paiement (ou un SMS s'il n'a laissé qu'un téléphone).
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Mes disponibilités et mes congés
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Ce qui détermine les créneaux réellement proposés à vos élèves : vos horaires, vos absences et votre Google Agenda.
Comment bloquer mes congés ou un rendez-vous personnel ?
Le plus simple : depuis Mon agenda, cliquez sur le jour concerné dans le mini-calendrier — la fenêtre « Bloquer une période » s'ouvre déjà sur cette date. Vous choisissez une journée entière ou plusieurs (vos vacances), ou une plage horaire précise (« mardi de 14h à 16h »).
Vous retrouvez la liste complète de vos absences dans Mes réglages → Réservation en ligne. Les créneaux correspondants disparaissent aussitôt de votre page publique, et reviennent tout seuls à la fin de la période — rien à réactiver au retour.
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Où est-ce que je vois mes absences ?
Dans Mon agenda : les jours bloqués sont barrés dans le mini-calendrier avec une pastille orange, et l'absence s'affiche en tête de la journée concernée, avant vos cours. Une absence sur plusieurs jours apparaît sur chacun de ses jours — pas seulement le premier. Cliquez dessus pour la modifier ou la supprimer.
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Faut-il un Google Agenda pour bloquer des créneaux ?
Non. Les absences sont propres à SerenGest et fonctionnent sans aucun agenda connecté. Si vous avez connecté Google Agenda, les deux se cumulent : vos événements Google bloquent aussi les créneaux, et vos absences SerenGest s'y ajoutent. Le motif que vous notez reste privé — vos élèves voient seulement qu'aucun créneau n'est libre, jamais pourquoi.
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Mes congés comptent-ils dans mon « maximum par jour » ?
Non. Ce plafond compte uniquement les cours réellement réservées. Une absence, ou un événement personnel dans votre agenda Google, occupe le créneau sans consommer votre quota — sinon deux rendez-vous perso suffiraient à fermer une journée où vous n'avez encore reçu personne.
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Un créneau déjà pris dans mon Google Agenda peut-il être réservé quand même ?
Non. Si votre agenda Google est connecté, SerenGest le consulte avant de proposer le moindre créneau : vos rendez-vous personnels et vos journées entières (vos congés) bloquent les horaires correspondants, même s'ils sont inconnus de SerenGest.
Un événement marqué « Disponible » dans Google, lui, ne bloque rien. Et si votre agenda Google est configuré mais temporairement injoignable, aucun créneau n'est proposé — mieux vaut une page sans créneau qu'un double rendez-vous.
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Un élève peut-il annuler seul ? Le créneau se libère-t-il ?
Oui aux deux. Le lien d'annulation est envoyé deux fois : dans l'e-mail de confirmation, puis à nouveau dans le rappel de la veille — c'est souvent à ce moment-là qu'un imprévu se déclare, et votre élève n'a pas à retrouver un e-mail reçu des semaines plus tôt.
Le lien reste valable, sans compte ni mot de passe. Le créneau redevient aussitôt réservable et vous recevez un e-mail vous prévenant. La réservation n'est jamais supprimée de votre côté : elle passe au statut « annulé », vous gardez donc la trace du désistement.
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Me faire connaître (avis, réseaux, partage)
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Ma page met-elle en avant ma spécialité et mon expérience ?
Oui, automatiquement, sans réglage à faire. Un badge affiche votre spécialité (déduite de votre secteur d'activité) sous votre nom. Dès que vous avez honoré au moins 5 cours, un compteur « Plus de X … » indique combien vous en avez réalisé.
Et si vous publiez des créneaux internes (séances individuelles/dispensaire), vos 3 prochains créneaux libres apparaissent directement sous le bouton, avec un court rappel (confirmation immédiate, annulation en un clic).
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Puis-je afficher mes avis clients sur ma page publique ?
Oui, de deux façons. Les avis de votre espace élève : dans le formulaire d'avis, votre élève peut cocher « J'accepte que ma note et mon commentaire soient affichés », signés de son prénom et de l'initiale de son nom.
Ces avis apparaissent dans la section « Avis de clients » de votre page publique, sous vos ateliers passés : tous, du plus récent au plus ancien, quelle que soit la note, avec la note moyenne à partir de 3 avis et une mention expliquant comment ils sont recueillis (c'est une obligation pour les avis en ligne). Les avis reçus avant cette case ne sont jamais publiés : le formulaire promettait le contraire. Pour couper l'affichage : Espace élève → Réglages → Avis. Pour retirer un avis à la demande du élève, supprimez-le de ses Échanges. Votre lien avis Google : si vous avez renseigné votre lien avis Google (Mes réglages → Communications, le même champ que celui utilisé dans vos SMS de compte-rendu), un lien « ⭐ Laissez-nous un avis » apparaît automatiquement dans le bloc Contact de votre page publique. Ce lien ouvre directement le formulaire de dépôt d'avis Google (celui de « Recevoir plus d'avis » sur votre fiche Google Business), pas une page listant vos avis existants.
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Comment partager facilement ma page publique ?
En bas de votre page publique, un bouton « Copier le lien » copie l'adresse en un clic, et un bouton « QR code » affiche un QR imprimable — pratique pour une carte de visite, un flyer ou un affichage en espace.
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Puis-je afficher mes réseaux sociaux et mes profils sur d'autres annuaires ?
Oui : dans Mon profil, section « Réseaux sociaux & annuaires », renseignez les liens qui vous concernent — Instagram, Facebook, LinkedIn, votre profil Resalib, votre fiche Google (Google My Business/Maps). Tous sont facultatifs et indépendants : seuls ceux que vous remplissez apparaissent, en petites icônes discrètes sous le bloc Contact de votre page publique, pour ne pas détourner l'attention du bouton de réservation.
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Puis-je intégrer mes ateliers sur mon propre site ?
Oui, à partir de l'offre Sérénité : un widget à intégrer en iframe (
www.serengest.app/p/votre-identifiant/embed) affiche vos prochains ateliers directement sur votre site web.
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Mes ateliers & inscriptions en ligne
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Tarif, participation ou don, prix libre : comment afficher le prix de mon atelier ?
Dans la fenêtre de l'atelier (Mes ateliers), onglet Infos, choisissez d'abord Payant, Gratuit ou 💛 Solidaire (l'argent revient à une association).
Puis deux réglages indépendants : le terme affiché (Tarif, Participation ou Don) et le montant : fixe (« Tarif : 30 € »), conseillé (« Participation conseillée : 10 € »), minimum (« Don à partir de 5 € ») ou libre (« Prix libre »). L'aperçu « Les participants verront » montre le libellé, repris tel quel sur l'affiche, la page de réservation et l'e-mail de confirmation. Quand le montant n'est pas fixe, chacun règle sur place : à l'encaissement, notez ce qu'il a réellement versé (le minimum est rappelé sans bloquer). Le paiement en ligne n'est proposé que pour un montant fixe. Attention : un « don » que vous encaissez vous-même contre une séance reste une vente pour l'Urssaf (chiffre d'affaires, facture) ; pour reverser l'argent, choisissez « 💛 Solidaire ».
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Comment mes clients s'inscrivent-ils à un atelier ?
Publiez un atelier depuis Mes ateliers : il apparaît aussitôt sur votre page publique et sur l'agenda public. Le client s'inscrit avec son nom et son email (téléphone optionnel), sans créer de compte.
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Le client reçoit-il une confirmation ?
Oui : un email de confirmation avec un lien personnel lui permet de gérer sa réservation — modifier son créneau (sous 48 h, pour les ateliers à créneaux) ou annuler à tout moment. Un rappel par email est aussi envoyé automatiquement la veille.
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Comment rendre la page de réservation plus attractive ?
Dans la fenêtre de l'atelier (Mes ateliers), onglet Diffusion, ajoutez une photo bandeau et une présentation détaillée.
La photo s'affiche en haut de la page de réservation et dans l'aperçu du lien quand vous le partagez (WhatsApp, Facebook, SMS) ; faites glisser la photo dans le cadre (au doigt ou à la souris) pour choisir la partie visible : ce que vous voyez dans le cadre est exactement ce qui sera affiché. La présentation se met en forme avec les boutons gras, italique, intertitre, liste et lien, et l'onglet « Aperçu » vous montre exactement ce que verront vos élèves. Pas d'inspiration ? « Partir d'un modèle » propose une trame : pour qui, comment ça se passe, ce qu'il faut prévoir. Le résumé, lui, reste le texte court des cartes de votre page publique.
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Puis-je mettre des liens dans la présentation ?
Oui, vers le site d'un club ou d'un organisateur, un plan d'accès… Les liens doivent commencer par
https:// ; ils s'ouvrent dans un nouvel onglet et le nom du site de destination s'affiche à côté, pour que vos visiteurs sachent où ils vont. Pour la photo, utilisez une image dont vous avez l'autorisation de diffusion, surtout si des mineurs y figurent.
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Puis-je faire payer l'inscription en ligne ?
Oui, si vous avez activé Stripe Connect (offre Sérénité) et indiqué un prix. Dans la fenêtre de l'atelier, choisissez « Payant » dans l'onglet Infos, puis dans l'onglet Inscriptions : Facultatif — la place est confirmée tout de suite, et le participant peut payer en ligne ensuite (bouton sur sa page de réservation et dans son e-mail) ou régler sur place ; ou Obligatoire — il paie par carte au moment de s'inscrire, et sa place n'est confirmée qu'une fois le règlement reçu.
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Quelle différence entre « Places max » et les créneaux ?
Pour une séance individuelle ou un dispensaire, chaque créneau correspond à une personne : une fois réservé, il n'est plus proposé aux autres (il redevient libre si la personne annule), et l'atelier passe « Complet » quand tous les créneaux sont pris.
« Places max » est alors facultatif : remplissez-le seulement pour accepter moins de personnes que de créneaux. Pour un cours ou une conférence, « Nombre de places » fixe la jauge (0 = sans limite). Dans un dispensaire, chaque intervenant de l'équipe a ses propres créneaux (voir « Plusieurs praticiens sur un même dispensaire »).
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Comment recréer un atelier pour une autre date ?
Dans Mes ateliers, ouvrez le menu ⋮ de l'atelier puis Dupliquer. La fenêtre de création s'ouvre avec tout le contenu repris (textes, photo, lieu, créneaux, prix, paiement en ligne) : il ne reste qu'à choisir la nouvelle date et à ajuster ce qui change, puis à publier. L'atelier d'origine n'est pas modifié.
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Mon atelier a lieu ailleurs qu'à mon cabinet : comment l'indiquer ?
Dans le champ Lieu de l'atelier, choisissez « Autre lieu… » et renseignez le nom (par exemple « Dojo municipal ») et l'adresse. Ce lieu est indiqué aux participants sur la page de réservation, dans l'e-mail de confirmation et dans le rappel de la veille, avec un lien d'itinéraire. Vous pouvez aussi choisir l'un de vos lieux de consultation.
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Que se passe-t-il si un client annule une place payée ?
L'annulation depuis son lien personnel rembourse automatiquement la totalité via Stripe (commission incluse) et libère la place. Vous n'avez aucune manipulation à faire. Un avoir annule la facture de la place, automatiquement.
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Comment inscrire quelqu'un moi-même (par téléphone, ou le jour J) ?
Ouvrez les Inscriptions de l'atelier dans Mes ateliers, puis « Inscrire quelqu'un ». Cherchez la personne dans vos fiches élèves, ou saisissez son nom (e-mail et téléphone facultatifs) ; pour un atelier à créneaux, choisissez l'horaire parmi ceux encore libres.
Cochez « Envoyer la confirmation par e-mail » si vous voulez qu'elle reçoive le lien pour gérer sa réservation, et « La personne règle maintenant » pour enchaîner sur l'encaissement. Les places et les créneaux restent respectés ; les dates d'ouverture et de clôture des inscriptions en ligne, elles, ne s'appliquent pas à vous.
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Comment limiter la période d'inscription ?
Dans la fenêtre de l'atelier, onglet Inscriptions : Ouverture des inscriptions (facultatif : une date et une heure ; avant, la page affiche « Ouverture des inscriptions le … ») et Clôture (au début de l'atelier, 1 h, 2 h, 12 h, la veille, 2 jours ou une semaine avant).
Pour un atelier à créneaux, la clôture s'applique à chaque créneau : avec « 1 h avant », le créneau de 9 h n'est plus réservable à partir de 8 h, celui de 15 h jusqu'à 14 h. Dans tous les cas, un atelier ou un créneau déjà commencé n'est plus proposé. Une fois les inscriptions closes, la page affiche « Inscriptions closes » ; vous pouvez toujours inscrire quelqu'un vous-même.
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Un participant n'a pas payé en ligne : comment encaisser sa place ?
Ouvrez les Inscriptions de l'atelier dans Mes ateliers. En haut : l'atelier, son remplissage et ce qui reste à encaisser.
La liste suit le planning de la journée pour un atelier à créneaux (créneaux libres compris), sinon elle est rangée par état (À encaisser, Réglés, Absents ; les annulations sont repliées en bas). Chaque place non réglée est marquée « À encaisser ». Deux possibilités :
• Il vous règle sur place : touchez « Encaisser », choisissez le mode (espèces, chèque, carte avec votre TPE ou SumUp, virement), vérifiez le montant et enregistrez. Sur votre téléphone, si SumUp est activé (Réglages → Intégrations), le mode « Carte » propose « Encaisser avec SumUp » : l'app SumUp s'ouvre avec le montant, et une fois le paiement accepté la place passe « Réglé » toute seule.
• Il préfère payer par carte, plus tard : dans le menu ⋯ de la ligne, « Lien de paiement » (Stripe activé, offre Sérénité), puis copiez le message pour l'envoyer par SMS ou WhatsApp, ou « Envoyer par e-mail ». Ça marche même si l'atelier était sans paiement en ligne. Dès qu'il a payé, sa place passe « Réglé ».
Dans les deux cas, une facture acquittée est émise au nom du participant (sa fiche élève est retrouvée ou créée) : elle apparaît dans Mes revenus et dans les chiffres de Mon suivi, le règlement s'ajoute à vos recettes dans Ma trésorerie (chiffre d'affaires, déclaration Urssaf), et un chèque apparaît « en caisse » jusqu'à sa remise en banque. Le numéro de la facture s'affiche sous le nom, avec « Voir ». Erreur de saisie ? « Annuler l'encaissement » (menu ⋯) annule la facture par un avoir et la place repasse « À encaisser ». Une place réglée avant cette nouveauté se facture avec « Émettre la facture » (menu ⋯). Le jour de l'atelier, « Absent » signale une personne qui n'est pas venue (elle ne compte plus dans le reste à encaisser) ; le menu ⋯ propose aussi Appeler, Écrire, Ouvrir la fiche et, en dernier, « Annuler l'inscription ».
• Il vous règle sur place : touchez « Encaisser », choisissez le mode (espèces, chèque, carte avec votre TPE ou SumUp, virement), vérifiez le montant et enregistrez. Sur votre téléphone, si SumUp est activé (Réglages → Intégrations), le mode « Carte » propose « Encaisser avec SumUp » : l'app SumUp s'ouvre avec le montant, et une fois le paiement accepté la place passe « Réglé » toute seule.
• Il préfère payer par carte, plus tard : dans le menu ⋯ de la ligne, « Lien de paiement » (Stripe activé, offre Sérénité), puis copiez le message pour l'envoyer par SMS ou WhatsApp, ou « Envoyer par e-mail ». Ça marche même si l'atelier était sans paiement en ligne. Dès qu'il a payé, sa place passe « Réglé ».
Dans les deux cas, une facture acquittée est émise au nom du participant (sa fiche élève est retrouvée ou créée) : elle apparaît dans Mes revenus et dans les chiffres de Mon suivi, le règlement s'ajoute à vos recettes dans Ma trésorerie (chiffre d'affaires, déclaration Urssaf), et un chèque apparaît « en caisse » jusqu'à sa remise en banque. Le numéro de la facture s'affiche sous le nom, avec « Voir ». Erreur de saisie ? « Annuler l'encaissement » (menu ⋯) annule la facture par un avoir et la place repasse « À encaisser ». Une place réglée avant cette nouveauté se facture avec « Émettre la facture » (menu ⋯). Le jour de l'atelier, « Absent » signale une personne qui n'est pas venue (elle ne compte plus dans le reste à encaisser) ; le menu ⋯ propose aussi Appeler, Écrire, Ouvrir la fiche et, en dernier, « Annuler l'inscription ».
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Dispensaire en équipe, ateliers solidaires et passés
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Mes ateliers passés apparaissent-ils sur ma page publique ?
Oui : sous vos ateliers à venir, la section « Ateliers passés » montre ceux des 12 derniers mois, regroupés par titre (« Yoga du mardi · 5 éditions depuis mars »). Le nombre de participants ne s'affiche qu'à partir de 5, et aucun nom n'apparaît.
Chaque atelier propose « Être prévenu de la prochaine édition » : le visiteur laisse son e-mail et accepte d'être recontacté. Quand vous publiez une nouvelle date d'un atelier du même titre, chacun reçoit automatiquement un e-mail « Nouvelle date » avec un bouton pour s'inscrire, une seule fois. La pastille « 🔔 N intéressés » dans Mes ateliers vous dit combien de personnes attendent. Pour ne pas montrer un atelier, décochez « Une fois passé, l'afficher dans Ateliers passés » dans sa fenêtre. Le lien d'un atelier terminé, partagé avant la date, mène désormais vers la prochaine édition ou ce formulaire.
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Plusieurs praticiens sur un même dispensaire : comment organiser la journée ?
Dans la fenêtre du dispensaire (Mes ateliers), onglet Équipe (ou « Gérer l'équipe » depuis le planning des inscriptions) : ajoutez chaque intervenant (nom, pratique, couleur, heures d'arrivée et de départ).
L'équipe s'affiche ensuite en liste : nom, pratique et heures de chacun (« Toute la journée » s'il est là du début à la fin), un bouton Confirmer pour qui a rejoint par le lien, et le menu ⋯ pour copier son lien personnel, modifier sa fiche ou le retirer. Chacun a ses propres créneaux. Onglet Journée, « Rythme de la journée » : la plage et la durée du déjeuner, et une pause toutes les N séances. Laissez cochée « Décaler les pauses et les déjeuners » : chacun déjeune à son tour, il reste toujours quelqu'un pour accueillir. Pour recruter, « Partager le lien » d'équipe dans votre groupe de praticiens : chacun s'ajoute avec ses heures et reçoit par e-mail son lien personnel, sans compte à créer. Sur sa page, il voit qui il reçoit (et le mot laissé à la réservation), le planning de toute l'équipe, peut ajuster ses heures ou indiquer qu'il ne pourra pas venir ; vous êtes prévenu à chaque changement. Cochez « Le participant peut choisir son intervenant » si vous voulez qu'on réserve avec une personne précise. Moins de tables que d'intervenants ? Onglet Journée, « Personnes reçues en même temps » : dès qu'un horaire atteint ce nombre de réservations, il n'est plus proposé, même si un intervenant est encore libre. Vous encaissez toutes les places : paiements et factures restent à votre nom.
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Quelqu'un peut-il tenir l'accueil et encaisser à ma place le jour J ?
Oui. Dans la fenêtre de l'atelier (Mes ateliers), onglet Inscriptions, section « Accueil le jour J » : « Ajouter une personne » (un bénévole, un proche, quelqu'un de l'association), puis « Son lien » pour le lui envoyer.
Un intervenant peut aussi tenir l'accueil : cochez « Fait aussi l'accueil » sur sa fiche (onglet Équipe). Sur son téléphone, sans compte, la page Accueil liste les participants avec une recherche : « Noter l'arrivée », « Encaisser » (espèces, chèque ; la carte passe par SumUp), « Inscrire quelqu'un » pour une personne sans réservation, changer de créneau, signaler le retard d'un intervenant, noter un don sans séance (atelier solidaire). Chaque encaissement émet la facture à votre nom, signée « encaissé par … ». Carte bancaire : l'app SumUp de son téléphone doit être connectée à votre compte SumUp (un accès collaborateur, par exemple) et votre compte SumUp relié à SerenGest : le paiement n'est validé qu'une fois retrouvé sur votre compte ; sinon il reste « en attente de vérification ». Le soir, les Inscriptions montrent ce que chaque personne a encaissé et doit vous remettre (espèces et chèques) : touchez « Remis » une fois l'argent récupéré. Le lien ne fonctionne que de la veille au lendemain de l'atelier ; retirer la personne le coupe. Annulations, avoirs et remboursements restent à vous.
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Le jour J : un intervenant en retard ou absent, une feuille de route ?
Dans les Inscriptions de l'atelier (Mes ateliers) :
• Retard : ouvrez l'onglet de l'intervenant, « Retard de … », indiquez les minutes et l'heure : ses créneaux suivants glissent d'autant et ses inscrits avec eux, prévenus par e-mail si vous le cochez.
• Retard : ouvrez l'onglet de l'intervenant, « Retard de … », indiquez les minutes et l'heure : ses créneaux suivants glissent d'autant et ses inscrits avec eux, prévenus par e-mail si vous le cochez.
L'intervenant peut le signaler lui-même depuis son lien personnel (« J'ai du retard »).
• Absence : ses créneaux ne sont plus proposés et ses inscrits apparaissent « à replacer ». « Répartir sur les créneaux libres » propose pour chacun un créneau chez un collègue (même heure si possible) ; ajustez, puis Valider : chacun reçoit son nouvel horaire par e-mail. Pour une seule personne : menu ⋯ → « Changer de créneau ou d'intervenant ».
• Feuille de route : le lien au-dessus du planning ouvre une page à imprimer, une feuille par intervenant (heures, noms, téléphones, mot laissé, règlement), pratique quand le réseau ne passe pas.
La veille, chaque intervenant qui a donné son e-mail reçoit son planning. Sur sa page, le jour J, il peut aussi marquer un participant absent.
• Absence : ses créneaux ne sont plus proposés et ses inscrits apparaissent « à replacer ». « Répartir sur les créneaux libres » propose pour chacun un créneau chez un collègue (même heure si possible) ; ajustez, puis Valider : chacun reçoit son nouvel horaire par e-mail. Pour une seule personne : menu ⋯ → « Changer de créneau ou d'intervenant ».
• Feuille de route : le lien au-dessus du planning ouvre une page à imprimer, une feuille par intervenant (heures, noms, téléphones, mot laissé, règlement), pratique quand le réseau ne passe pas.
La veille, chaque intervenant qui a donné son e-mail reçoit son planning. Sur sa page, le jour J, il peut aussi marquer un participant absent.
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Puis-je imprimer une affiche pour mon atelier ?
Oui : dans Mes ateliers, menu ⋮ d'un atelier publié → « Affiche à imprimer ». Une affiche A4 s'ouvre en pleine page, prête à imprimer (à 100 %, taille réelle).
Son lien est public : « Partager l'affiche » (onglet Diffusion) le copie, pour l'envoyer à un commerçant, à la mairie ou dans un groupe : il s'ouvre sans compte ni connexion. On y voit : titre, date, horaires, lieu, présentation, équipe d'un dispensaire, et un grand QR code qui mène directement à la page de réservation de l'atelier. Pour un atelier solidaire, elle affiche « Au profit de … », le don conseillé et l'objectif. Votre logo (Mon identité visuelle) s'affiche en grand en tête, avec « Organisé par » et le nom de votre association ou de votre cabinet ; il apparaît aussi en haut de la page de réservation. Ajoutez une photo bandeau à l'atelier : elle s'affiche juste en dessous. Pour ne pas nommer les intervenants (équipe pas encore définitive…), décochez « Afficher les noms des intervenants sur l'affiche » dans l'onglet Diffusion, où vous pouvez aussi retirer le champ « Un mot pour le praticien » de la page de réservation.
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Atelier solidaire (Téléthon…) : comment enregistrer les dons et remettre la caisse ?
Dans la fenêtre de l'atelier (Mes ateliers), onglet Infos, choisissez « 💛 Solidaire » dans Participation et indiquez l'association bénéficiaire, l'ordre des chèques et, si vous voulez, un objectif. Le prix devient un don conseillé.
Les participants réservent en ligne comme d'habitude et donnent sur place : dans les Inscriptions, touchez « Don » sur la ligne de la personne, choisissez espèces, chèque, carte ou virement, et le montant réellement donné. Pour l'urne ou un don sans séance : « Voir la caisse » → « Ajouter un don sans séance ». La caisse montre le total et le détail par mode ; le bordereau de remise (imprimable) liste les chèques un par un, avec des cases de signature pour vous et l'association. Ces dons ne sont pas votre chiffre d'affaires : aucune facture, aucune recette dans Ma trésorerie, et pas de paiement en ligne (il arriverait sur votre compte). Attention, un don par carte (SumUp) arrive sur votre compte : le bordereau l'indique « à reverser par virement ». La page publique affiche « Au profit de … », la jauge de la collecte (désactivable ; elle peut compter les dons reçus ou les dons promis à l'inscription — onglet Diffusion, « La jauge compte ») et rappelle que la séance se règle sur place, le jour même. Les reçus fiscaux éventuels sont délivrés par l'association.
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Je tiens les comptes d'une association de praticiens : SerenGest convient-il ?
Oui, pour une petite association loi 1901 qui organise des dispensaires. Dans Mon profil → Légal, choisissez la forme juridique « Association loi 1901 » et indiquez son numéro RNA (W suivi de 9 chiffres, sur le récépissé de la préfecture) ; le SIRET devient facultatif. Vous ne le connaissez pas ?
« Retrouver mon association », juste au-dessus : tapez son nom et sa ville, choisissez-la dans la liste du Répertoire national des associations, et son nom, son numéro RNA, son SIRET s'il existe et l'adresse du siège se remplissent ; vérifiez puis enregistrez. L'application s'adapte d'elle-même : la navigation parle de « Nos ateliers », « Nos recettes », vos élèves deviennent des participants, et tout ce qui concerne l'auto-entrepreneur disparaît (déclaration Urssaf, factures, devis). Une place de dispensaire réglée entre directement dans les recettes de l'association, rangée en « Participations aux dispensaires », sans facture. Dans Notre trésorerie, les recettes se classent en cotisations, dons, participations, ventes ou subventions, et les dépenses en location de salle, achat d'articles à revendre, remboursement de frais d'un bénévole… En tête de cette page, Notre caisse résume l'argent de l'exercice : ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qu'il reste, d'où vient l'argent, et une jauge des ventes face au seuil au-delà duquel l'association deviendrait imposable (jusqu'à 6 « manifestations de soutien » par an n'y comptent pas : cochez la case dans la fenêtre de l'atelier). Le bouton « Préparer l'AG » ouvre le rapport financier prêt à imprimer (compte de résultat, caisse, activité, signatures). La vie de l'association a son propre écran, Notre association : adhérents et relances de cotisation, équipe (co-gestionnaires, gratuité offerte par vos praticiens), assemblée générale (« Préparer l'AG », activité de l'exercice : dispensaires, participants, heures de bénévolat) et identité de l'association. Si votre exercice ne commence pas le 1er janvier, réglez-le dans Notre association, section Assemblée générale. Vendre au stand : sur votre téléphone, bouton ＋ → « Vendre ». Touchez les articles (prix et stock viennent de Mon catalogue, onglet Produits), choisissez espèces, carte, chèque ou virement, puis « Encaisser » (en carte, si SumUp est activé dans Réglages → Intégrations, « Encaisser avec SumUp » ouvre l'app SumUp avec le montant et la vente s'enregistre toute seule une fois le paiement accepté ; refusé, le panier est conservé pour relancer) : la vente entre dans les recettes de l'association (rangée en « Ventes », sans facture), le stock baisse et un ticket s'affiche, envoyé par e-mail si vous indiquez une adresse. Le jour d'un atelier, la vente s'y rattache. Le stock est facultatif : laissez-le vide pour ne pas le suivre ; il ne bloque jamais une vente et prévient quand il reste 3 articles ou moins. Les intervenants n'ont pas besoin de compte SerenGest : ils rejoignent l'équipe du dispensaire par leur lien personnel. Une association qui n'est pas d'intérêt général ne peut pas délivrer de reçu fiscal pour les dons.
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Association : comment suivre les adhérents et leurs cotisations ?
Un participant est toute personne de l'association (venue à un dispensaire, client du stand…) ; un adhérent est un participant qui cotise.
Nouvelle personne : dans Nos participants, « + Nouveau » (ou « + Nouvel adhérent » sous le filtre Adhérents), cochez « Membre de l'association » dans le formulaire. Personne déjà connue : ouvrez sa fiche → « Modifier » → section Adhésion : cochez « Membre de l'association », et « Intervient dans les dispensaires » pour un praticien (avec sa pratique). Sur la fiche, la carte Adhésion affiche où en est sa cotisation ; « Enregistrer une cotisation » (montant, date, espèces, chèque, virement ou carte) l'ajoute aux recettes de l'association, rangée en « Cotisations », et prolonge l'adhésion d'un an — comptés depuis la fin de l'adhésion en cours si elle court encore, rien n'est perdu en renouvelant en avance. Un reçu part par e-mail si vous le cochez (ce n'est pas un reçu fiscal). Dans la liste, les filtres « Adhérents » et « À relancer » (cotisation en retard, à renouveler dans le mois, ou jamais enregistrée) trient vos membres, et le lien « Export CSV » (sous ces filtres) prépare la feuille d'émargement de l'assemblée générale. Les relances par e-mail (14 jours avant la fin de l'adhésion, puis une fois 7 jours après) se coupent pour toute l'association dans Notre association, section Adhérents : décochez « Relancer les adhérents par e-mail ». Dans l'équipe d'un dispensaire, « Ajouter depuis nos adhérents » propose vos membres intervenants en un geste.
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Association : la faire offrir par ses praticiens, et la gérer à plusieurs ?
Offerte dès 3 praticiens abonnés : sur la fiche de chaque membre praticien, cochez « Intervient dans les dispensaires », puis dans Notre association, section Équipe, encart « Offerte par vos praticiens », touchez « Inviter ».
Le praticien reçoit un e-mail et confirme lui-même qu'il est membre ; s'il est connecté à SerenGest en ouvrant le lien, sa confirmation se rattache à son compte même si la fiche porte une autre adresse. Accepter d'être co-gestionnaire vaut aussi confirmation. Côté praticien, Mon profil → Mes associations liste les associations qu'il soutient ou co-gère, avec « Ne plus compter » et « Gérer l'association ». Dès que 3 praticiens abonnés à SerenGest (toute formule payante) ont confirmé, toutes les fonctionnalités de l'association sont offertes, sans prélèvement ; l'association ne voit jamais qui est abonné, seulement le nombre de confirmations. En attendant : 3 mois offerts à la création de l'association (toutes fonctionnalités), puis la formule Envol (9,90 €/mois) suffit — dispensaires, ventes, caisse, trésorerie et adhérents compris (voir Mon abonnement). À plusieurs : Notre association → Équipe, encart « Co-gestionnaires » : touchez « Inviter » à côté d'un adhérent (son e-mail est repris de sa fiche) ou, pour un bénévole pas encore adhérent, « Quelqu'un d'autre », indiquez le nom et l'e-mail du trésorier ou d'un bénévole (trois au plus). Il reçoit un lien pour créer son propre identifiant, ou, s'il est déjà praticien sur SerenGest, pour accepter avec son compte : un bandeau en haut de l'écran lui permet alors de passer de son cabinet à l'association. Un co-gestionnaire gère ventes, dispensaires, caisse et adhérents, mais pas le profil, l'abonnement, les intégrations ni les réglages de l'association. « Retirer » coupe son accès immédiatement. Réassort : dans Mon catalogue → Produits, l'icône de réassort d'un article remonte son stock et, si vous indiquez le coût, ajoute la dépense « Achat d'articles à revendre ».
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🎫 Crédits & quota mensuel
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La facturation s'appuie sur deux compteurs distincts. Bien faire la différence évite les mauvaises surprises.
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Quota mensuel — inclus dans l'abonnement
- Démarrage : 10 séances / mois
- Envol 🚀 : 30 séances / mois
- Essor : 50 séances / mois
- Sérénité : 100 séances / mois
- Plénitude : illimitées
Rechargement automatique : le compteur se base sur le mois calendaire en cours. Le 1er du mois à 00:00, vous retrouvez l'intégralité de votre quota. Aucune action requise, aucun report.
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Crédits prépayés — achetés à la carte
- Achetés en packs (dès 6 €).
- Solde permanent, sans date d'expiration.
- Consommés uniquement au-delà du quota mensuel, 1 crédit par facture.
Pas de rechargement automatique : les crédits ne sont jamais ajoutés ni remis à zéro tout seuls. Ils ne bougent qu'à l'achat (+) ou à la consommation hors quota (−).
Que se passe-t-il quand vous émettez une facture ?
- Si vous êtes sous le quota du mois → facture émise, aucun crédit consommé.
- Si vous êtes au quota et que des crédits sont disponibles → facture émise, 1 crédit décompté.
- Si vous êtes au quota et sans crédit → émission bloquée. Choisir : acheter un pack ou monter d'offre.
Exemple concret (offre Essor, 25 factures / mois)
- Vous achetez un pack de 10 crédits.
- Mois 1 : 27 factures émises → 25 dans le quota + 2 consomment des crédits. Reste : 8 crédits.
- Mois 2 : le quota repart à 25, et vous gardez vos 8 crédits en réserve.
Pas à pas
Le minimum pour recevoir votre premier élève et lui remettre une facture conforme.
-
Compléter mes informations de facturation
Nom, adresse et SIRET : sans eux, aucune facture conforme ne peut être émise.
Ouvrir Mon profil → Facturation -
Créer mes prestations
Le libellé, le tarif et la durée de chaque cours se pré-rempliront ensuite à chaque rendez-vous.
Ouvrir Mon catalogue -
Ajouter mon premier élève
Bouton « + Nouveau élève » : prénom, nom et téléphone suffisent, la fiche se complète plus tard.
Ouvrir Mes élèves -
Planifier un cours
Cliquez sur un créneau de l'agenda, choisissez le élève et la prestation : la durée et le tarif suivent.
Ouvrir Mon agenda
Pas de facture à rédiger : elle se crée toute seule quand vous encaissez.
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Vérifier mes informations de facturation
Nom, adresse, SIRET et mention de TVA figurent sur chaque facture.
Ouvrir Mon profil → Facturation -
Encaisser le cours
Une fois le cours passé, cliquez sur « Encaisser », choisissez le mode de paiement et validez : la facture est créée, numérotée et datée.
Ouvrir Mon agenda -
Retrouver et envoyer la facture
Toutes vos factures sont dans Mes revenus : ouvrez-en une pour la télécharger en PDF ou l'envoyer par email.
Ouvrir Mes revenus -
En cas d'erreur
Une facture ne se supprime jamais : on l'annule tant qu'elle n'est pas encaissée, sinon on émet un avoir.
Lire : corriger une facture
Dans cet ordre : élèves, puis agenda, puis factures — chaque étape s'appuie sur la précédente.
-
Importer mes élèves
Un fichier CSV exporté de votre ancien logiciel ou de votre tableur : email, prénom et nom suffisent.
Ouvrir Importer des données -
Reprendre mon agenda
Google Agenda, Doctolib ou Resalib : importez le fichier .ics de votre agenda, ou reliez directement votre compte Google.
Lire : reprendre mon agenda -
Reprendre mes anciennes factures
CSV de facturation ou factures PDF ; Indy, Henrri, MyAE et Pennylane ont leur import dédié.
Lire : reprendre mes factures -
Tout était sur papier ?
La carte « Saisie manuelle » d'Importer des données : une ligne par cours passé, sans fichier.
Ouvrir la saisie manuelle
En ligne avec Stripe, ou au espace avec un lecteur SumUp — les deux peuvent coexister.
-
Activer les paiements en ligne
Activation Stripe en 2 minutes environ, formulaire pré-rempli avec vos informations.
Ouvrir Mes encaissements -
Envoyer un lien de paiement
Ouvrez une facture : la section « Lien de paiement en ligne » crée une adresse sécurisée à envoyer par email ou SMS.
Ouvrir Mes revenus -
Encaisser au espace avec SumUp
Activez l'option SumUp : dans la fenêtre « Encaisser », « Encaisser avec SumUp » ouvre l'app SumUp avec le montant déjà saisi.
Ouvrir l'intégration SumUp
SerenGest calcule le montant à déclarer à partir de vos encaissements, période par période.
-
Indiquer ma périodicité
Mensuelle ou trimestrielle, comme choisi auprès de l'Urssaf : les échéances affichées en dépendent.
Ouvrir Mon profil → Urssaf -
Lire le montant à déclarer
Ma trésorerie affiche le chiffre d'affaires encaissé de chaque période (CESU déduits) et son échéance. Rien encaissé ? La déclaration à 0 € reste obligatoire.
Ouvrir Ma trésorerie -
Déclarer
Avec le mandat de tierce déclaration, le bouton « Déclarer » du bloc « À faire » transmet le montant pour vous. Sinon, déclarez sur autoentrepreneur.urssaf.fr, puis touchez « C'est fait ».
Ouvrir le bloc « À faire » -
Payer mes cotisations
Sur votre compte autoentrepreneur.urssaf.fr, au plus tard à la date d'échéance de la période.
Lire : déclarer à l'Urssaf
Vos élèves choisissent une prestation et un créneau libre, sans créer de compte.
-
Choisir les prestations réservables
Cochez « Réservable en ligne » sur chaque prestation à proposer (une prestation sans durée fixe ne peut pas l'être).
Ouvrir Mon catalogue -
Activer la réservation et régler mes horaires
Vos horaires arrivent pré-remplis : décochez ce qui ne vous convient pas. Délai de prévenance et pause entre deux cours se règlent au même endroit.
Ouvrir Ma réservation en ligne -
Bloquer mes congés
Dans Mon agenda, cliquez sur le jour dans le mini-calendrier : « Bloquer une période ». Les créneaux disparaissent aussitôt de la réservation.
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Partager ma page
Activez votre profil public et partagez son adresse ou son QR code : la réservation s'y trouve.
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Activer les rappels automatiques
Choisissez la veille ou deux jours avant, et l'heure d'envoi.
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Option « Confirmation dès qu'un rendez-vous est posé » : le élève reçoit les détails dans l'heure.
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Graphiques d'activité et de suivi
Activité sur 12 mois
Types de cours
Aucun cours enregistré
Chiffre d'affaires · 3 derniers mois
L'historique sur 12 mois et la répartition par prestation sont inclus dans Essor.
Suivi auto-entrepreneur
Micro-
—
Prochaine déclaration
CA encaissé T
CA
Cotisations T est.
Plafond micro-
Plafond micro-entreprise dépassé — consultez votre comptable pour la transition.
Vous approchez du plafond — anticipez un éventuel changement de régime.
Franchise en base TVA
Seuil majoré dépassé — TVA applicable immédiatement dès la prochaine facture.
Seuil de franchise dépassé — TVA applicable au 1er janvier prochain.
Vous approchez du seuil TVA — anticipez si vous êtes proche de la fin d'année.
Déclaration automatique Urssaf via API — prochainement disponible
Derniers élèves vus
Aucun élève enregistré pour l'instant
cours
Top élèves par CA
✓
Tout est à jour
Aucune action en attente.
-
En retard€€
Élèves à relancer
Rythme habituel dépassé ou plus de venue depuis longtemps, sans rendez-vous prévu. Rien ne part sans vous.
↗
Sélectionnez une facture émise
dans la liste à gauche
Vos factures doivent désormais transiter par une Plateforme de Dématérialisation Agréée.
Connecter Pennylane →
La facturation électronique devient obligatoire le 1er septembre 2026.
Configurer Pennylane →
Sélectionnez une facture
dans la liste à gauche
Astuce : vos factures se créent toutes seules en clôturant un cours.
Montant TTC
⏳
Cette facture n'est pas encore déposée sur Pennylane.
✓
Déposée sur Pennylane — votre comptabilité est à jour.
▸ 🧪 Mode test PDP — simuler un événement
Simule un callback PPF/PDP. Aucun effet sur la vraie plateforme — utile pour tester le cycle de vie.
Avoir émis :
Lien de paiement en ligne
Configurer Stripe →
Générez un lien sécurisé à envoyer par email ou SMS — votre élève paie par carte en quelques clics.
Créé
✓ Payée en ligne le
via Stripe
✓ Encaissée le
Élève
Prestations
| Prestation | Qté | PU HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Total TTC | |||
Objet :
Échéance :
Réglée comptant
Échéance :
Détail de facturation
Tarif plein
Net TTC
— Pour modifier les informations légales (SIRET, IBAN, mentions…) rendez-vous sur .
Sélectionnez un devis
dans la liste à gauche
Devis transmis autrement (main propre, autre outil) ? Enregistrez directement la réponse du élève — « Marquer accepté » ou « Accepter & facturer » — sans passer par l'envoi d'email.
Élève
Fiche élève introuvable (supprimée ?)
Acomptes facturés :
« Facturer le solde » reprend les lignes du devis et déduit ces acomptes.
Émis le
Valable jusqu'au
| Désignation | Qté | P.U. HT | TVA | Total HT |
|---|---|---|---|---|
| Aucune ligne | ||||
Total HT
TVA
- Rangées par poste : vous voyez où va votre argent
- Un export avec tous les justificatifs pour votre comptable
Sans engagement, résiliable en 1 clic
Recevez vos factures sans les saisir
En reliant Pennylane (gratuit grâce à notre partenariat), les factures de vos fournisseurs (téléphone, énergie, logiciels…) arrivent ici toutes seules. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques : Pennylane s'en charge pour vous.
Relier Pennylane (1 min)Suivez ce que vous dépensez pour votre activité
Trois façons, à combiner comme vous voulez.
Une photo du ticket
Facture papier, ticket, achat en espèces : la photo ou le PDF, le montant, et c'est rangé.
Les factures qui arrivent seules
Avec Pennylane, vos abonnements (téléphone, énergie, logiciels) se rangent sans rien saisir.
Relier Pennylane →Vos trajets et repas
Kilomètres, repas, hébergement : le montant des trajets est calculé pour vous.
Pour quoi
Aucune dépense sur cette période.
« À classer » : factures reçues de Pennylane. Rattachez-les à un abonnement depuis la fiche du fournisseur pour qu'elles prennent sa catégorie.
À qui
Aucun fournisseur sur cette période.
Pour votre comptable
Bon à savoir : en auto-entrepreneur, vos cotisations et votre impôt sont calculés sur votre chiffre d'affaires, pas sur vos dépenses : elles ne se déduisent pas. Les suivre vous sert à savoir ce que vous gagnez vraiment, à garder vos justificatifs en ordre et à voir, le jour venu, si un autre régime vous conviendrait mieux.
Bon à savoir : au régime réel, vos dépenses professionnelles diminuent votre bénéfice imposable. Gardez un justificatif pour chacune et transmettez l'export à votre comptable.
Touchez une dépense dans la liste pour la voir, la corriger ou ajouter son justificatif.
Fournisseur
« » et « » sont-ils le même fournisseur ?
Abonnements
Suivez vos abonnements
Box, assurance, loyer, logiciels : regroupez les factures de chaque abonnement grâce à son n° client, retrouvez-les en un instant et voyez ce que chacun vous coûte dans l'année.
Un abonnement regroupe les factures d'un même service (votre box, votre assurance, la location du cabinet…). Indiquez son n° client ou de contrat : il est le même sur chaque facture, ce qui permet de les retrouver, de suivre l'évolution du prix et d'être prévenu s'il manque une facture.
Terminé
Aucune facture rattachée pour l'instant.
Soyez prévenu(e) s'il manque une facture ou si un prix augmente :
SerenGest surveille vos abonnements pour vous.
Même fournisseur sous un autre nom ?
Si vos factures portent des noms différents pour un même fournisseur, regroupez-les : elles s'afficheront ensemble.
Saisie à la main
SumUp · automatique
N° facture
Catégorie
Abonnement
Cette facture fait-elle partie de l'abonnement ?
Une facture qui revient chaque mois (box, assurance, loyer) ? Regroupez-la avec les précédentes grâce au n° client de l'abonnement.
Ce fournisseur vous facture régulièrement (box, assurance, loyer…) ? Créez un abonnement : vos factures seront regroupées et l'application vous préviendra s'il en manque une.
Commissions retenues par SumUp sur ce virement. Cette ligne est créée et mise à jour automatiquement depuis votre compte SumUp relié : rien à saisir.
Pas encore de justificatif. Gardez le ticket ou la facture : , votre comptable vous le demandera.
Montant TTC
N° facture
Échéance
Montant HT
TVA
Facture électronique
Motif
Détail de la facture
Chargement du détail…
Abonnement
Cette facture fait-elle partie de l'abonnement ?
Une facture qui revient chaque mois (box, assurance, loyer) ? Regroupez-la avec les précédentes grâce au n° client de l'abonnement.
Ce fournisseur vous facture régulièrement (box, assurance, loyer…) ? Créez un abonnement : vos factures seront regroupées et l'application vous préviendra s'il en manque une.
Suivi du paiement
Facture contestée : paiement suspendu. Elle ne compte plus dans vos factures « à payer » tant que vous ne levez pas la contestation.
« »
Facture classée sans suite. Elle n'apparaît plus dans vos dépenses ni dans « à payer ».
« »
Cette facture est marquée comme payée.
Répondre au fournisseur
Facture électronique : votre réponse est transmise au fournisseur. « Je conteste » ci-dessus, lui, reste entre vous et SerenGest.
Préférences
Adaptez SerenGest à votre pratique — activez les fonctionnalités masquées par défaut par votre profil métier.
Préférences
Adaptez SerenGest à votre pratique — activez les fonctionnalités masquées par défaut par votre profil métier.
Secteur d'activité
Définit le vocabulaire de votre cabinet (séance, client, bilan…) et le code MCC pour vos paiements en ligne.
Bien-être & soins
Santé & thérapies
Coaching & sport
Cours & formation
Conseil & médiation
Créatifs & numérique
Beauté
Services à domicile
Animaux
Artisans du bâtiment
Autre
Aucun métier ne correspond. Choisissez « Autre » (famille Autre) : vous configurerez vos propres prestations.
Enregistrement…
✓ Enregistré — le vocabulaire (séance, client, bilan…) sera à jour au prochain rechargement du cabinet.
Activités complémentaires
Vous exercez aussi un autre métier ? Cochez-en autant que nécessaire — leurs prestations types se pré-remplissent dans Mon catalogue et leurs fonctionnalités propres restent disponibles.
Aucune activité complémentaire.
Bien-être & soins
Santé & thérapies
Coaching & sport
Cours & formation
Conseil & médiation
Créatifs & numérique
Beauté
Services à domicile
Animaux
Artisans du bâtiment
Enregistrement…
✓ Enregistré
Fonctionnalités adaptées au métier
Votre profil Soutien scolaire masque certaines fonctionnalités non pertinentes par défaut. Réactivez-les ici si votre pratique les inclut.
Enregistrement…
✓ Enregistré
Un rechargement de la page peut être nécessaire pour voir l'élément apparaître/disparaître dans la navigation.
Barre de navigation mobile
Si vous facturez surtout hors séance (factures libres), placez Facture à la place de Mon agenda dans la barre du bas sur mobile. L'agenda reste accessible via « Tout voir ».
Mes cours
Configurez vos tarifs et durées une seule fois — on les pré-remplit partout dans l'app.
Mes cours
Configurez vos tarifs et durées une seule fois — on les pré-remplit partout dans l'app.
Chargement…
Ajoutez votre première cours
Une fois configurée, chaque nouvelle cours est pré-remplie (tarif, durée) et vos statistiques par cours deviennent fiables.
Privée
Archivée
⏱ min
⏱ durée libre
Mes produits
Produits vendus en plus de vos cours — pas de gestion de stock, juste un tarif réutilisable.
Chargement…
Ajoutez votre premier produit
Une fois configuré, chaque produit est pré-rempli (tarif, TVA) quand vous l'ajoutez à une facture ou une clôture.
Archivé
TVA %
Remises
Conditions tarifaires applicables aux factures : fidélité, cours découverte, tarif solidaire, échanges entre praticiens…
Remises
Conditions tarifaires applicables aux factures : fidélité, cours découverte, tarif solidaire, échanges entre praticiens…
Chargement…
Aucune remise configurée
Pré-remplissez avec un set de remises classiques (fidélité, découverte, solidaire…) ou créez la vôtre.
Inactive
Lieux de consultation
Gérez vos adresses de cabinet. Chaque lieu peut avoir sa propre couleur et son propre agenda Google Calendar.
Lieux de consultation
Gérez vos adresses de cabinet. Chaque lieu peut avoir sa propre couleur et son propre agenda Google Calendar.
Chargement…
Aucun lieu configuré
Ajoutez votre premier lieu de consultation pour l'associer à vos séances et événements.
Ma réservation en ligne
Vos élèves réservent eux-mêmes un créneau depuis votre page publique.
Réservation en ligne
Vos élèves choisissent eux-mêmes un créneau depuis votre page publique, 24 h/24. Le cours et la fiche élève sont créés automatiquement — sans ressaisie, sans commission.
🔒 Disponible à partir du plan EssorMa réservation en ligne
Vos élèves réservent eux-mêmes un créneau depuis votre page publique.
Modifications non enregistrées
✓ Enregistré
Chargement…
Aucune prestation n'est réservable pour l'instant.
Cochez « Réservable en ligne » sur au moins une prestation, sinon votre page publique proposera un rendez-vous sans aucun créneau à choisir.
Votre page publique est désactivée.
La réservation en ligne s'affiche sur cette page : activez-la pour que vos élèves puissent la trouver.
Un bouton « Prendre rendez-vous » apparaît sur votre page publique.
Paiement en ligne : Stripe n'est pas encore configuré.
Connectez votre compte Stripe pour pouvoir exiger le règlement en ligne dès la réservation.
Le élève règle le montant total de la prestation par carte avant que le cours soit confirmé.
Mes horaires d'ouverture
Pré-remplis pour vous : décochez les jours où vous ne recevez pas, ajustez les heures.
Fermé
→
Mes règles
Vous gardez la main sur votre agenda.
On ne pourra pas vous réserver au dernier moment.
Le temps de souffler et de préparer le suivant.
Au-delà, la journée n'est plus proposée.
Jusqu'où vos élèves peuvent s'avancer.
Mes agendas Google
Les événements des agendas cochés masquent les créneaux correspondants.
Chargement des agendas…
Reconnectez Google dans Réglages > Intégrations pour autoriser la lecture de vos agendas.
Impossible de charger vos agendas pour le moment.
Aucun agenda coché : Google ne masque aucun créneau.
Mes agendas Google
Connectez Google pour que vos autres événements masquent automatiquement les créneaux. Facultatif : la réservation fonctionne aussi sans.
Connecter Google AgendaMes absences
Congés, cours personnel, formation… Ces périodes disparaissent des créneaux proposés.
Pour vous seul. Vos élèves voient simplement qu'aucun créneau n'est libre.
Aucune absence à venir. Vos horaires s'appliquent tels quels.
Ce que verront vos élèves
Modifications non enregistrées
Packs & Fidélisation
Deux types de packs sont disponibles : le pack Santé (fidélité sur les cours) et le pack Affiliation (parrainage — récompense le élève qui vous a envoyé un proche). Ces réglages définissent les valeurs par défaut à la création.
Packs & Fidélisation
Deux types de packs sont disponibles : le pack Santé (fidélité sur les cours) et le pack Affiliation (parrainage — récompense le élève qui vous a envoyé un proche). Ces réglages définissent les valeurs par défaut à la création.
Modifications non enregistrées
✓ Enregistré
Chargement…
💚
Pack Santé — fidélité
Après un certain nombre de cours payantes, votre élève reçoit une cours offerte.
Exemple : 9 cours payantes → la 10e est gratuite.
🤝
Pack Affiliation — parrainage
Lorsqu'un élève vous en adresse un nouveau, chaque nouveau patient crédite 1 session dans le pack affiliation du parrain. Ce réglage définit la capacité par défaut du pack créé automatiquement.
Exemple : 5 parrainages → 5 cours offertes au parrain.
Comment ça marche
💚 Pack Santé
- Dans le dossier d'un élève, onglet Cours, cliquez sur + Pack santé.
- Confirmez le nombre de cours (pré-rempli ci-dessus).
- Après chaque cours payante, cliquez sur + Comptabiliser.
- À quota atteint, une bannière Prochain cours GRATUITE ! s'affiche.
🤝 Pack Affiliation
- Lors de la clôture d'une cours, sélectionnez le élève référent dans la section Affiliation.
- Son pack affiliation est décrémenté automatiquement. S'il n'en a pas, vous pouvez en créer un à la volée.
- Le parrain reçoit ainsi une cours gratuite à déduire lors de sa prochaine venue.
Modifications non enregistrées
Communications
Ce qui part tout seul à vos élèves, vos modèles de messages et votre lien d'avis.
Communications
Ce qui part tout seul à vos élèves, vos modèles de messages et votre lien d'avis.
Modifications non enregistrées
✓ Enregistré
Chargement…
Messages automatiques
Chaque envoi apparaît dans les Échanges de la fiche du élève. Vous pouvez couper un canal pour un élève précis depuis sa fiche.
Les rappels et confirmations automatiques sont inclus dès la formule Envol.
Un rendez-vous pris au dernier moment reçoit quand même son rappel. Pour un rendez-vous précis : case « Pas de rappel automatique » de sa fenêtre.
Part dans l'heure, pour les rendez-vous posés dans SerenGest à partir de maintenant (pas ceux importés de votre agenda ; la réservation en ligne confirme déjà d'elle-même). Plusieurs rendez-vous posés d'un coup : un seul message.
Le lien mène à la rubrique Avis de l'espace élève (l'avis vous arrive, il n'est publié que si votre élève le choisit) ; à défaut d'espace élève, à votre lien d'avis Google. Au plus une demande par mois et par élève, à partir de 10h.
quand leur rythme habituel est dépassé, ou sans venue depuis
Rien ne part sans vous : les suggestions apparaissent dans « Échanges à faire » de Mon suivi, avec un bouton pour écrire.
après la clôture,
Seulement aux élèves pour qui vous avez choisi « par e-mail » (la question vous est posée à leur première clôture). Le délai vous laisse le temps d'annuler une erreur. PDF joint, lien de paiement s'il y en a un ; l'objet ne mentionne jamais le motif. Les avoirs ne partent jamais seuls.
Rien à changer : chaque élève avec une adresse e-mail a déjà son choix.
SMS
Les SMS que vous écrivez depuis la fiche d'un élève partent par SerenGest. Désactivé : votre téléphone ouvre son application SMS avec le message.
URL d'avis Google
Insérée dans le compte-rendu (variable {{google_review_url}}), et destination de la demande d'avis si vous n'avez pas l'espace élève.
Récupérez cette URL depuis votre fiche Google Business → bouton « Recevoir plus d'avis ».
Modèles de messages
Cliquez une variable pour l'insérer. Une variable vide (lien non renseigné…) est retirée proprement du message.
Exemple de ce que recevra votre élève :
Ce message part automatiquement : au-delà de SMS, il ne peut pas être enregistré.
Modifications non enregistrées
Intégrations
Reliez SerenGest aux outils que vous utilisez déjà. Tout est facultatif : rien ne change tant que vous n'activez rien.
Intégrations
Reliez SerenGest aux outils que vous utilisez déjà. Tout est facultatif : rien ne change tant que vous n'activez rien.
Chargement…
SumUp
Stripe
Google Agenda
Resalib
Pennylane
Google Drive
Mes outils reliés
Aucun outil relié pour l'instant — SerenGest fonctionne très bien sans. Ajoutez-en un ci-dessous quand vous en aurez besoin.
Ajouter un outil
Être payé
Mon agenda
Ma comptabilité
Mes documents
Avancé
Clé d'accès externe, templates PDF personnalisés et installation de l'application sur cet appareil.
Avancé
Clé d'accès externe, templates PDF personnalisés et installation de l'application sur cet appareil.
Chargement…
Clé API d'accès externe
Utilisée dans l'en-tête X-Api-Key pour les appels scripts / cron / automatisations (Make.com, Zapier…).
⚠ Toute ancienne clé sera immédiatement invalidée — pensez à mettre à jour vos scripts.
Templates PDF personnalisés
PDF utilisés comme support vierge pour vos bilan de progressions élèves et fiches de cours. Si aucun template praticien n'est défini, le PDF intégré au logiciel est utilisé.
Fiche élève (bilan de progression vierge)
Voir le PDF actuel ↗
Aucun template — PDF intégré utilisé
Fiche cours (compte-rendu vierge)
Voir le PDF actuel ↗
Aucun template — fallback fiche élève puis PDF intégré
Application sur cet appareil
Installez Cabinet comme une application : icône sur l'écran d'accueil, lancement plein écran, accès hors ligne pour la consultation.
Application déjà installée sur cet appareil.
Le bouton d'installation apparaîtra automatiquement dès que Chrome sera prêt (généralement après quelques secondes).
Sur Safari iOS, utilisez « Partager → Ajouter à l'écran d'accueil » depuis le menu partage.
Réinitialisation du cache
Supprime le service worker, le cache hors-ligne et toutes les données locales. À utiliser en cas d'affichage bloqué ou de données périmées après un retour réseau. Vos données cabinet sont sur le serveur et ne seront pas affectées.
- Cache du service worker (assets statiques)
- IndexedDB
cabinet-offline(snapshot & queue hors-ligne) - Préférences locales (localStorage
cab_*,gcal_*,gdrive_*)
Nettoyage en cours… rechargement immédiat.
✓ Réinitialisation terminée. Rechargement…
Emails
SerenGest vous envoie quelques emails pour faciliter votre prise en main : bienvenue, rappels de configuration, conseils d'utilisation. Vous gérez ici votre abonnement et consultez l'historique.
Emails
SerenGest vous envoie quelques emails pour faciliter votre prise en main : bienvenue, rappels de configuration, conseils d'utilisation. Vous gérez ici votre abonnement et consultez l'historique.
Chargement…
Emails de conseils et rappels
Onboarding, astuces, rappels d'inactivité. Vous pouvez vous en désabonner à tout moment.
ℹ️ Les notifications transactionnelles (facture payée par un élève, alertes de quota mensuel) restent envoyées même si vous vous désabonnez — elles sont liées à votre activité, pas à de la communication.
Historique des emails reçus
Les 50 derniers emails que SerenGest vous a adressés.
Aucun email envoyé pour le moment.
Commencez votre base élèves
Centralisez fiches, historique de cours et communications pour chaque élève.
Fiche élève
Coordonnées, notes, motif principal et historique médical.
Cours
Tout l'historique de cours, paiements et factures.
Communication
SMS, emails, rappels automatiques et relances personnalisées.
Élèves
Nouveaux ce mois
Cours à venir
Derniers élèves
Aucun élève récent
Prochains cours
Aucun cours à venir
Sélectionnez un élève dans la liste pour ouvrir son dossier.
Détail
Date
Heure
Durée
Prestation
Montant
Réglé
Lieu
Notes
Matières / objectifs
Notes de séance
Facture
Connectez Google Calendar pour synchroniser vos cours automatiquement.
Aujourd'hui
Cette semaine
À clôturer
Planning du jour
Pas de cours aujourd'hui
À venir
Inscrits total
Total
Prochains événements
Aucun événement à venir publié
À encaisser
Devis
Total
À encaisser
✓
Tout est encaissé
Devis professionnels
Sérénité · 34 €/mois
Envoyez une proposition signée, convertissez-la en facture en un clic.
Paiement en ligne
Sérénité · 34 €/mois
Lien Stripe sur chaque facture — vos clients règlent par carte en 30 secondes.
Activez les paiements en ligne
Vos clients règlent par carte directement depuis la facture. Inclus dans votre plan.
Configurer Stripe →
Ce que voit sur son téléphone
Son espace personnel, ouvert d'un lien sans mot de passe : cours à venir, factures, ce qu'il reste à régler. Et votre page publique, où vos élèves réservent seuls.
Ce que voit :
·
Pas de données de santé ici (diagnostic, pathologie, traitement). Vos documents de suivi se rangent dans votre Google Drive.
· Facture
À savoir · notes permanentes
Pas de données de santé ici (diagnostic, pathologie, traitement). Vos documents de suivi se rangent dans votre Google Drive.
Ctrl+Entrée pour valider
Prochain cours GRATUITE !
Appliquez la remise sur la cours effectuée, puis comptabilisez-la dans le pack.
Cours gratuite à appliquer
Planifiez votre première cours
Elle apparaîtra ici avec son statut, puis vous pourrez la clôturer, la facturer et la retrouver dans votre suivi d'activité.
La synchronisation Google Calendar peut ensuite s'ajouter depuis vos intégrations si vous le souhaitez.
À encaisser
En tête de fiche
À venir
En tête de fiche
Historique
Paiement à refaire
Facture annulée
Un seul cours, facturé plusieurs fois après correction. Tout reste dans Mes revenus et votre comptabilité.
Nouveau pack santé
Après combien de cours payantes votre client reçoit-il une cours gratuite ?
Matières / objectifs & contexte
Aucun matières / objectifs ni contexte renseigné.
Bilan de progression tablette :
Recherche du bilan de progression tablette…
Pas encore de bilan de progression tablette pour ce élève.
Facturation mensuelle
Mois précédents pas encore facturés
Ces cours sont clôturés mais leur facture mensuelle n'a pas été émise.
Prêt à facturer
cours clôturés
h cumulées
pas encore facturés
Déjà réglées en CESU
cours clôturés
h cumulées
déjà réglés via CESU
Prévu ce mois-ci
cours planifiés
h prévues
Apparaîtront ci-dessus une fois clôturées.
Aucune cours clôturée ni planifiée ce mois-ci pour l'instant.
Les cours clôturées seront regroupées en une seule facture, par prestation, au prorata d'heures — depuis .
Projets
Pour une mission en régie ou sans devis. Un devis accepté ouvre son projet tout seul.
Aucun projet pour l'instant. Un devis accepté en ouvre un tout seul ; pour une mission sans devis, créez-le ici.
- Pas encore de document.
La référence figure sur les prochaines factures du projet ; une facture déjà émise ne change pas.
Activité à facturer
Des tâches d'un mois terminé ne sont pas encore facturées. Une facture récapitulative s'émet en principe à la fin du mois des prestations.
×
€ HT
Rien n'est officiel avant la facture.
-
· non facturable
- annulée par avoir
Pennylane
Chargement…
Aucun devis ni facture pour ce élève.
Produits & bons cadeaux
Produits achetés
- — dernier le
Bons cadeaux utilisés
- —